Woo-hulp 2: van verzoek naar besluit!

1. Heb je een ontvangstbevestiging gekregen?

Je hebt jouw Woo-verzoek verstuurd! Nu wil je natuurlijk weten of het goed is aangekomen en of de overheid ermee aan de slag is gegaan.1Hiervoor hebben bestuursorganen meestal zelf ook een soort stappenplan. Zie in de kantlijn een voorbeeld van een middelgrote gemeente. Daarom is de ontvangstbevestiging belangrijk.

Let op: soms vertelt de overheid in de ontvangstbevestiging ook al of het gaat lukken om je verzoek binnen de wettelijke termijn af te ronden. Of dat je verzoek niet duidelijk is. Wat je in die gevallen kunt doen, bespreken we bij de volgende stappen. Maar het is dus belangrijk om de ontvangstbevestiging goed te lezen.

Op de ontvangstbevestiging staat vaak de datum waarop jouw Woo-verzoek is ontvangen. Tel vier weken bij de genoemde datum op. Dat is de uiterste datum waarop de overheid een besluit moet nemen. Bedenk wel dat de overheid in de meeste gevallen twee weken langer de tijd neemt. Die mogelijkheid hebben ze volgens de wet. Soms staat al in de ontvangstbevestiging dat de overheid twee weken langer nodig heeft.

Je kunt dan verder naar Stap 2.

Als er binnen een week geen ontvangstbevestiging komt, neem dan contact op met het bestuursorgaan. Bijvoorbeeld via de Woo-contactpersoon op de website van het bestuursorgaan. Als je journalist bent kun je het ook via woordvoering proberen, al gaan zij officieel niet over Woo-verzoeken.

Het is echt belangrijk dat je zorgt dat je een schriftelijke ontvangsbevestiging krijgt. Anders kun je later moeilijker bewijzen op welk moment de termijn voor de beantwoording van jouw verzoek is gaan lopen. In de ontvangsbevestiging staat namelijk ook de datum waarop de overheid jouw Woo-verzoek heeft ontvangen.

Sta er tijdens het gesprek op dat je goed op de hoogte wordt gehouden. Als je er bovenop zit is de kans dat je de documenten sneller krijgt een stuk groter.

2. Hoe moet ik omgaan met gebeurtenissen tijdens de behandeling van mijn Woo-verzoek?

Nadat ze jouw Woo-verzoek hebben ontvangen, heeft de overheid vier weken de tijd om te beslissen of je recht hebt op de informatie. En om jou de informatie op te sturen. Als het verzoek onduidelijk is, moet de overheid binnen twee weken contact met je opnemen.

Let op: soms wil de overheid ook andere dingen van je weten. Daar hoef je niet altijd antwoord op te geven. Je hoeft niet uit te leggen wat jouw belang bij de informatie is.

Als een Woo-verzoek onduidelijk is of niet specifiek genoeg, moet het bestuursorgaan contact met jou opnemen. Ze moeten dit binnen twee weken doen en ze moeten uitleggen wat ze onduidelijk vinden. ‘Te algemeen geformuleerd’, noemen ze het ook wel. Jij krijgt dan een aantal weken de tijd om je verzoek te verduidelijken. Als je dit niet doet kan de overheid besluiten om je verzoek niet verder te behandelen.

Tot jij je verduidelijkte verzoek weer naar de overheid hebt teruggestuurd, staat de reactietijd (van vier weken) stil.  Het is daarom belangrijk om goed te kijken of je het eens bent met de overheid. Is het verzoek echt onduidelijk en/of onvoldoende specifiek? Soms gebruikt de overheid dit argument namelijk om tijd te rekken. Als de overheid niet vertelt wát er onduidelijk is aan jouw verzoek, hoef je sowieso niet akkoord te gaan. Vertel de overheid dat ze dat eerst moeten toelichten.

Soms kan het makkelijker zijn om de onduidelijkheid op te helderen in een (telefoon)gesprek. Zorg dan wel dat de daar gemaakte afspraken schriftelijk worden vastgelegd.

Ga verder naar Stap 3.

Het gebeurt nog al eens dat ambtenaren of persvoorlichters geïrriteerd reageren op een Woo-verzoek. Ze begrijpen niet wat je met de informatie aan moet. Of zien het als een belasting op hun toch al beperkte capaciteit. Leg dan uit dat het doen van een Woo-verzoek een normale uitoefening van een recht is, net als ieder ander recht. Natuurlijk moet je wel altijd je best doen om je verzoek niet breder te maken dan nodig, op grond van de informatie waar je al over beschikt. Want we moeten als Woo-verzoekers wel degelijk zuinig zijn op ambtelijke capaciteit.

Je hoeft als Woo-verzoeker geen belang te stellen. Dat wil zeggen: uit te leggen waar je de informatie voor gaat gebruiken. De overheid mag jou daar ook niet naar vragen. Toch zijn er gevallen te bedenken waar het verstandig is om een toelichting te geven op je verzoek, wat net wat anders is.

  • Bijvoorbeeld wanneer je verzoek de indruk wekt bij de overheid dat het je er niet om te doen is informatie boven tafel te krijgen, maar om de overheid dwars te zitten. In dat geval loop je het risico om beschuldigd te worden van misbruik van je recht op openbaarheid. Je verzoek kan dan buiten behandeling worden gesteld.
  • Maar ook in andere gevallen kan het nuttig zijn om toelichting te geven op de achtergrond en de context van je verzoek. Dit kan de overheid helpen om de juiste informatie te vinden.

Als de overheid zegt dat ze jou op een andere manier de informatie kan geven waar je naar op zoek bent, kun je daar natuurlijk altijd voor kiezen. Vaak krijgt je de informatie dan sneller en het levert de overheid minder werk op. Denk wel goed na of je dan echt alle informatie krijgt die je zocht en in de vorm die je zocht. En bedenk ook dat er tegen zo’n informele verstrekking van informatie geen rechtsmiddelen open staan.

Ga verder naar Stap 3.

Als het bestuursorgaan twee weken na de ontvangst van je verzoek geen vragen heeft gesteld over je verzoek, kun je er vanuit gaan dat alles duidelijk is en dat je verzoek in behandeling is. Je kunt overwegen om zelf rond deze tijd contact op te nemen om te vragen hoeveel of welke documenten er zijn gevonden, hoe lang het bestuursorgaan verwacht met je verzoek bezig te zijn, of alles duidelijk is en of jij nog kunt bijdragen aan een versnelde afhandeling. Zo blijf je op de hoogte en maak je duidelijk dat je verzoek serieus is en dat je er bovenop zit. Daarmee valt veel (tijd)winst te behalen.

Ga verder naar Stap 3.

3. Wat is er aan de hand als de overheid mij niet binnen vier weken de informatie geeft waar ik om heb gevraagd?

Volgens de wet heeft de overheid vier weken de tijd om Woo-verzoeken van gewone grootte af te handelen. Bij Woo-verzoeken die veel tijd kosten of ‘complex’ zijn, mag de overheid twee weken langer de tijd nemen. De overheid moet dat wel binnen de eerste termijn van vier weken laten weten. Dat heet ‘verdaging‘.

Let op: bij echt grote verzoeken, denk aan honderden of duizenden documenten, hoeft de overheid de documenten niet binnen de wettelijke termijn van vier weken te verstrekken. Wel moet de overheid dan met jou overleggen welke documenten je als eerste wilt ontvangen.

‘Verdagen’ betekent uitstellen. Als de overheid verdaagt, nemen ze extra tijd om een besluit te nemen. Bij Woo-verzoeken mag de overheid één keer met twee weken verdagen. Dit uitstel moet de overheid aankondigen binnen vier weken na ontvangst van het Woo-verzoek.

Volgens de wet moet de overheid dit uitstel onderbouwen met redenen. In de praktijk gebeurt dit uitstel vrijwel standaard. Als het slechts om heel weinig documenten gaat, kan uitstel niettemin onredelijk zijn.

In principe hoef je niets te doen, maar het kan verstandig zijn contact op te nemen met het bestuursorgaan om te vragen hoe het ervoor staat en of het in elk geval wel gaat lukken binnen zes weken een besluit te nemen. Je kunt dan vast gaan nadenken over wat je gaat doen als dat ze ook niet lukt.

Zie daarvoor Stap 4.

De overheid moet binnen vier weken een besluit nemen op jouw Woo-verzoek. Ze kunnen twee weken extra nemen, maar dat moeten ze aankondigen binnen die eerste vier weken.

Als je na zes weken nog steeds niets hebt gehoord, kun je eerst contact opnemen met de overheidsinstantie om te vragen of ze een schriftelijke toezegging kunnen doen met een datum waarop ze wél een besluit kunnen nemen. Als het goed is staat er in de brief met de ontvangsbevestiging een contactpersoon die je kunt bellen of mailen.

Als ze weigeren een concrete datum te noemen, je de datum onredelijk laat vindt, of je wilt een stok achter de deur, dan kun je een ingebrekestelling sturen.

Ga daarvoor verder naar Stap 4.

Het ligt alleen anders als sprake zou zijn van een ‘omvangrijk verzoek’. Bij zo’n verzoek is wel duidelijk welke informatie je zoekt, maar gaat het om zoveel documenten dat de overheid ze onmogelijk binnen zes weken kan opleveren. In dat geval is de overheid verplicht om al binnen vier weken met jou te overleggen welk deel van de documenten alvast binnen zes weken of een andere concrete datum openbaar kunnen worden, en welk deel pas later. Het is verstandig om hierop in te gaan, of zelf meteen zo’n overleg voor te stellen. Zorg dat je duidelijke afspraken maakt over de data waarop de verschillende delen van de documenten openbaar zullen worden. Als jullie hier niet uitkomen, kun je alsnog over gaan tot een ingebrekestelling en uiteindelijk de rechter een redelijke datum te laten bepalen.

Soms staat er in de documenten die jij hebt opgevraagd informatie over andere personen of bedrijven. In dat geval hebben zij er recht op om hun mening te geven over het openbaar worden van de informatie. Dit heet een ‘zienswijze‘ en deze personen en bedrijven noemen we ‘belanghebbenden’. Zij krijgen enkele weken de tijd. Deze tijd kan bovenop de wettelijke termijn komen, als die al voorbij zijn. En als de zienswijzen al tijdens de wettelijke termijn gevraagd worden, kan de wettelijke termijn tijdelijk stil komen te liggen. Zie ons overzicht met termijnen. Maar het is niet bedoeld om de overheid gratis extra tijd op te leveren. Zodra de zienswijzen binnen zijn begint de tijd weer te lopen.

Het kan ook nog gebeuren dat de zienswijzen al zijn gegeven en het besluit over jouw documenten al is genomen. En toch krijg je de documenten nog niet. Dat komt omdat de belanghebbenden nog twee weken de tijd krijgen om bezwaar te maken tegen de openbaarmaking en naar de rechter te stappen om dit (tijdelijk) tegen te houden.

Na ontvangst van jouw Woo-verzoek moet de overheid een besluit nemen. Ze besluiten dan of ze de gevraagde documenten openbaar gaan maken. Vaak besluit de overheid documenten gedeeltelijk openbaar te maken. Als je vindt dat de overheid te weinig informatie heeft gegeven, kun je bezwaar maken. Daar heb je zes weken de tijd voor, na ontvangst van het besluit.

Ga verder naar Stap 7.

4. Wat kan ik doen als de overheid na zes weken nog geen beslissing heeft genomen over jouw verzoek?

Als de overheid niet binnen zes weken reageert op jouw Woo-verzoek, stuur je een ‘ingebrekestelling’. Dat betekent dat je de overheid nog eens twee weken extra de tijd geeft om over je verzoek een beslissing te nemen

Hiernaast vind je een standaard ingebrekestelling om te downloaden en in te vullen.

Het zou kunnen dat je van andere bestuursrechtelijke procedures al hebt geleerd hoe dit moet. De Woo is namelijk onderdeel van het bestuursrecht. Veel regels die gelden voor de Woo-procedure zijn hetzelfde als voor vergunningen of subsidie-aanvragen.

Ga verder naar Stap 5.

Een ingebrekestelling is een brief waarmee je iemand de laatste kans geeft om de wet na te leven, voordat je naar de rechter stapt. In de brief, of e-mail, leg je uit dat je een Woo-verzoek hebt ingediend op datum xx, maar dat je – zes weken later – nog geen reactie hebt ontvangen. Je schrijft dat de termijn dus is verstreken en dat je het bestuursorgaan in gebreke stelt. En je verzoekt het bestuursorgaan alsnog een besluit te nemen. Hiervoor geef je ze twee weken de tijd. Vermeld in deze brief ook weer de datum. Houd er rekening mee dat sommige overheidsinstanties alleen papieren ingebrekestellingen in behandeling nemen.

Zorg ervoor dat je een ingebrekstelling niet te vroeg stuurt. Als je een ontvangstbevestiging van het bestuursorgaan hebt ontvangen, staat daar vaak een ontvangstdatum in. Dat is een houvast. Het wordt lastiger als jouw Woo-verzoek is doorgestuurd naar een ander bestuursorgaan. Of als jullie afspraken hebben gemaakt over een latere beslisdatum. Lees op de pagina ‘andwoordtermijn bijhouden’ hoe je hiermee om kunt gaan.

Ga verder naar Stap 5.

Je bent niet verplicht om de ingebrekestelling direct de dag na afloop van de wettelijke termijn te sturen. Je kunt dat op elk moment na afloop van de termijn doen. Misschien heb je de indruk dat de documenten er snel aankomen. Daar staat tegenover dat het een kleine moeite is, er geen kosten aan verbonden zijn en dat het je een stok achter de deur geeft. Zonder ingebrekestelling kun je niet naar de rechter om een tijdig besluit af te dwingen, mocht dat nodig zijn.

Het is iets heel normaals om te doen, dus trek je er niet te veel van aan als de behandelend ambtenaar zegt ’teleurgesteld’ te zijn dat je er toe bent overgegaan.

  • Download hier een modelbrief die je kunt gebruiken voor de ingebrekestelling.

5. Wat kan ik doen als het bestuursorgaan na mijn ingebrekestelling nog steeds geen beslissing neemt?

Als het bestuursorgaan ook niet reageert op jouw ingebrekestelling, kun je naar de rechter. Dit kost geld, maar het geld krijg je terug als de rechter jou gelijk geeft.

Let op: voor personen kost beroep bij de bestuursrechter momenteel 184 euro, voor organisaties en bedrijven is het 346 euro. Hiernaast vind je een modelbrief om te downloaden en in te vullen.

Als de overheid niet reageert, kun je een beroepsprocedure starten. Rechters noemen dit ‘Beroep bij niet-tijdig beslissen’. Het is geen wondermiddel, maar wel het enige drukmiddel dat we als verzoekers hebben.

Je kunt deze procedure online starten. Dat doe je op de website van De Rechtspraak. Hiervoor heb je wel een DigiD nodig. Als je dat niet wilt, kun je natuurlijk ook een papieren brief sturen naar de rechtbank van jouw woonplaats. De website leidt je door een online formulier. In een tekstveld kun je beschrijven waar het om gaat.

Welke rechter?

Je moet ook kiezen bij welke rechtbank je moet zijn: Gelderland, Amsterdam, Zeeland-West-Brabant, etc. Loopt jouw verzoek bij de Rijksoverheid (ministerie, inspectie, zelfstandig bestuursorgaan op rijksniveau)? Kies dan voor de rechtbank van jouw woon- of vestigingsplaats! Loopt jouw verzoek bij een gemeente, provincie of waterschap? Kies dan voor de rechtbank waar die overheid is gevestigd! Wees gerust: als je fout zit, wordt je beroep meestal razendsnel doorgestuurd naar de juiste rechtbank.

Wat moet je allemaal meesturen?

  • Je Woo-verzoek.
  • De ontvangstbevestiging. De rechter kan dan bevestigen dat de overheid er echt te lang over heeft gedaan om te beslissen.
  • Je moet jouw ingebrekestelling ook meesturen. Om gelijk te krijgen van de rechter moet je namelijk een correcte ingebrekestelling hebben verstuurd. Als je die duidelijk hebt ingevuld, kan de rechter er bovendien veel informatie uithalen.
  • Je beroepschrift, dat is een kort briefje met daarin jouw verzoek aan de rechter om te bepalen dat de overheid te laat is en:
    • Het aantal weken dat jij redelijk vindt dat de overheid nog nodig heeft voor jouw verzoek. De rechter zal minimaal twee weken geven. Maar de overheid zal soms pleiten om veel meer tijd te krijgen. De rechter zal dat alleen afwijzen als jij daar iets tegenover stelt.
    • Verzoek aan de rechter om een dwangsom op te leggen
    • Verzoek aan de rechter om de overheid te veroordelen in betaling van de griffierechten en proceskosten
  • Optioneel kun je ook nog je mailwisseling met de overheid meesturen. Bijvoorbeeld als daar nadere afspraken over een beslisdatum in staan die de overheid niet is nagekomen.

Wat en hoe beslist de rechter?

Als de rechter jou gelijk geeft, dwingt hij of zij de overheid om alsnog een besluit te nemen op jouw verzoek. Vaak stelt de rechter ook een boete vast voor iedere dag dat de overheid niet luistert naar de uitspraak. Dat noemen we een dwangsom. Die moet de overheidsinstantie aan jou betalen.

De rechter neemt een besluit achter zijn of haar bureau. Je hoeft dus niet naar de rechtbank. De procedure is redelijk eenvoudig en duurt veel korter dan andere rechtzaken. Toch kan het behoorlijk lang duren, omdat de rechtbanken overbelast zijn: reken op minimaal vier tot tien weken, bij sommige rechtbanken zelfs langer. Officieel heb je recht op een uitspraak binnen acht weken.

Ga verder naar Stap 6.

Als je niet naar de rechter gaat, is de overheid nog steeds verplicht om op tijd te beslissen. En je hoeft niet meteen de dag nadat de ingebrekestelling is verlopen naar de rechter. Je kunt dat ook later nog doen. Bedenk wel dat de rechtbank minimaal vier weken de tijd neemt, vaak langer, om over jouw beroep een beslissing te nemen. Wacht dus ook niet te lang. Het effect zal pas na een hele tijd voelbaar zijn voor de overheidsinstantie.

6. Wat doe ik als de overheid zelfs de uitspraak van de rechter niet nakomt?

Als de rechter jou gelijk geeft, krijg je het griffierecht terug. Ook bepaalt de rechter wanneer de overheid moet reageren op jouw Woo-verzoek. En de rechter verbindt een dwangsom aan het niet naleven van die nieuwe termijn. Toch gebeurt het regelmatig dat overheden zich ook niet aan de termijn van de rechter houden.

Let op: bedenk dat de dwangsom die de overheid jou moet betalen, afkomstig is van belastinggeld. Het behoeft geen toelichting dat dwangsommen niet bedoeld zijn als verdienmodel. Maak je hier misbruik van, dan plaats je Woo-verzoekers als groep in een kwaad daglicht, met alle gevolgen van dien.

Als de dwangsom die de rechter heeft opgelegd is ‘volgelopen’, kun je opnieuw naar de rechter. Dat is doorgaans het geval als de door de rechter opgelegde termijn plus vijf maanden zijn verstreken. Je hoeft niet opnieuw een ingebrekestelling te versturen. Er zijn zelfs rechters die hebben bepaald dat je al eerder terug kunt naar de rechter, namelijk zodra je kunt vaststellen dat de huidige dwangsom onvoldoende prikkel is.

De rechter zal bij zo’n tweede beroep doorgaans een twee keer zo hoge dwangsom opleggen. Vraag je wel af of dit (zonder andere acties) effect heeft. Als het zo lang duurt is er vermoedelijk achter de schermen bij de overheid iets anders aan de hand. Kijk of je (ook) via de contactpersoon die in de antwoordbrieven staat of via de algemene Woo-contactpersoon in gesprek kunt raken over de oorzaken en oplossingen.

Als je journalist of onderzoeker bent kun je ook overwegen om via ACOI een bemiddeling op te starten om het proces vlot te trekken.

Ga verder naar Stap 7.

Wanneer je toch een besluit ontvangt, let dan goed op of daarin ook staat dat je de dwangsom, het griffierecht en eventueel gemaakte proceskosten van de overheid ontvangt.

Doorgaans zal de overheid je vragen om hiertoe een formulier met je bankgegevens in te vullen.

Als je het besluit al hebt ontvangen vóórdat de rechter een beslissing heeft genomen op je beroep niet-tijdig, zal de rechter je vragen of je nog steeds behoefte hebt aan een uitspraak van de rechter of dat je je beroep wilt intrekken. Het beste is om in zo’n geval te kiezen voor de optie waarbij de rechter in ieder geval de overheid veroordeelt tot betalen van het griffierecht en de proceskosten.

Ga verder naar Stap 7.

7. Waar moet ik op letten als ik het besluit heb ontvangen?

Als de overheid alle documenten heeft gevonden, beoordeeld en ‘gelakt’, nemen ze een ‘besluit’. Dat is een brief gericht aan jou, waarin staat welke documenten de overheid heeft gevonden en welke daarvan ze wel en niet openbaar maken. Als het goed is ontvang je ook een inventarislijst met een overzicht van alle documenten.

Gefeliciteerd, je kunt nu in de documenten op zoek gaan naar de informatie waar het je om te doen was!

Let op: heb je de indruk dat er documenten ontbreken, of dat de overheid te veel stukken heeft geweigerd of gelakt? Ga dan in bezwaar. Hiervoor heb je zes weken de tijd. Om je hierbij te helpen zijn we een derde stap-voor-stap hulp aan het ontwikkelen!

Veel overheden zijn meer bezig met hun eigen proces dan met de bruikbaarheid van de informatie voor jou. Dat betekent dat ze soms bepaalde software gebruiken of papieren documenten inscannen. De documenten zijn dan niet digitaal uitleesbaar. Ook staan de documenten niet altijd chronologisch en zitten er soms dubbelingen in. Volgens de wet is de overheid wel verplicht om te zorgen dat informatie die ze digitaal verstekken, doorzoekbaar is. Als het heel bont is, vraag de overheid dan om de documenten opnieuw te verstrekken maar dan doorzoekbaar.

Soms kun je zelf iets aan de leesbaarheid verbeteren met programma’s als Adobe Acrobat Pro.

Bedenk dat steeds meer overheden documenten die met een Woo-verzoek naar boven zijn gehaald vrij snel voor iedereen vindbaar online zetten.

Als de informatie (deels) betrekking  heeft op jou zelf – ondanks dat je daar beter geen Woo-verzoek voor kunt gebruiken – wijs de overheid daar dan op zodat ze dit niet online zetten.

Hoewel het not done is om iemands Woo-verzoek te scoopen, kan een andere journalist niet zien dat jij het verzoek hebt gedaan, of zelfs dat het een journalist is geweest. Bij complexe documenten die veel voorkennis vragen om te kunnen duiden is dit niet zo’n probleem. Om verrassingen te voorkomen kun je proberen afspraken te maken met de overheid om online plaatsing nog even uit te stellen. Als je je verzoek doet via de Woo-Knop kunnen collega’s trouwens wél zien wie de verzoeker is.