Woo-hulp 1: dien je verzoek in!

1. Is een Woo-verzoek geschikt voor jouw situatie?

Iedereen heeft het recht om bij de overheid een verzoek om informatie in te dienen. Zo’n verzoek noem je een Woo-verzoek.

Let op: als de overheid naar aanleiding van jouw Woo-verzoek documenten openbaar maakt, zijn die documenten voor iedereen in te zien. Als je persoonlijke informatie over jou zelf wilt opvragen is een Woo-verzoek daarom minder geschikt.

Informatie over jezelf die je opvraagt via een Woo-verzoek, kan door iedereen gelezen worden. Bijvoorbeeld je eigen dossier, of persoonsgegevens die de overheid over jou heeft. Als je dat niet wilt, kun je vaak beter een ander soort verzoek doen, zoals een AVG-verzoek (inzageverzoek) of een BRP-verzoek.

Gebruik hiervoor bijvoorbeeld deze handige site van Bits of Freedom.

Voor alle andere informatie bij de overheid is een Woo-verzoek wel geschikt.

Je kunt dan verder naar Stap 2.

Via een Woo-verzoek kun je geen vragen stellen. Of ten minste: je kunt met een Woo-verzoek alleen om het openbaar maken van documenten vragen die antwoord geven op jouw vraag. In die zin is er juist geen betere manier om antwoord op je vragen te krijgen dan een Woo-verzoek. Wat we bedoelen, is dat de overheid geen nieuwe documenten hoeft op te stellen om jouw vraag te beantwoorden.

Als je een vraag hebt over hoe de overheid tegen een bepaald onderwerp aankijkt en je wilt daar direct een antwoord op, gebruik dan dus het algemene telefoonnummer of e-mailadres van de overheidsinstantie, of ga langs.

2. Is de informatie die je zoekt al openbaar?

Over de meeste onderwerpen is al openbare informatie beschikbaar. Op overheidswebsites bijvoorbeeld. Soms hebben anderen zelfs al een Woo-verzoek gedaan naar dezelfde informatie. Informatie die al openbaar is, kun je niet opvragen met een Woo-verzoek. En waarom zou je ook? Maar de overheid moet jou wel helpen bij het vinden ervan. Want dat kan nog knap lastig zijn.

Let op: openbare overheidsinformatie is erg versnipperd. Er is nog geen centrale website die betrouwbaar en volledig is.

Wees gerust: als de informatie toch al openbaar blijkt te zijn, zal de overheid je naar de vindplaats verwijzen. Ook als de informatie voor een deel nog niet openbaar is en voor een deel wel, hoort de overheid je voor de al openbare stukken naar de vindplaats verwijzen.

Ga verder naar Stap 3.

Momenteel kun je het beste kijken op de site van de overheidsinstanties van wie jij verwacht dat ze de informatie hebben. Of gewoon via je zoekmachine natuurlijk. Je kunt ook de Woo-contactpersoon van die overheidsinstantie bellen of mailen. Als het goed is weten zij welke informatie al openbaar is en waar je die kunt vinden.

3. Over welk onderwerp wil je informatie?

Als je overheidsinformatie wilt opvragen, moet je kunnen uitleggen waar je naar op zoek bent. Anders is je Woo-verzoek ’te algemeen’ en kan het worden afgewezen.

Let op: ‘alle informatie over het woonbeleid van de gemeente’ is te breed. Beter: ‘alle informatie over de ontwikkeling van de nieuwe woonwijk op het voormalige industrieterrein X’.

Als je verzoek toch niet duidelijk is voor de overheid, is dat niet heel erg. De overheid moet jou dan de mogelijkheid geven je verzoek aan te passen.

Ga verder naar Stap 4.

Om je verzoek duidelijker te krijgen, kun je:

  1. Het onderwerp van je verzoek zo concreet mogelijk maken
  2. Kort uitleg geven over het onderwerp
  3. Je nog eens afvragen waar je nou precies achter wilt komen

Let op: je hoeft niet uit te leggen waarom de informatie voor jou belangrijk is.

4. Welke documenten over dit onderwerp zoek je?

De informatie die je zoekt, moet in een ‘document’ staan. Notulen van vergaderingen, memo’s en notitites van ambtenaren en rapporten zijn natuurlijk documenten. Maar dat geldt ook voor e-mails, WhatsApp-berichten, video’s, PowerPoint-slides en brochures van aannemers. Letterlijk alles waarmee informatie op welke wijze dan ook is vastgelegd. De documenten moeten al bestaan op het moment dat je het verzoek doet.

Let op: als iets alleen mondeling is besproken, kun je het niet via de Woo opvragen. Als er aantekeningen van het gesprek zijn, kun je die wel opvragen.

Omschrijf zo nauwkeurig mogelijk de naam en/of datum van het document of de documenten die je zoekt.

Bijvoorbeeld:

Taxatierapport van 1 mei 2022 aangaande het perceel aan de Tromsøstraat 23 door Aarhussen Makelaars en Taxateurs.
Memo uit maart 2017 van Sandra Palmen om ouders van wie de toeslagen onrechtmatig waren stopgezet schadevergoeding te bieden.
Aantekeningen van een gesprek van Premier Rutte met zijn Faeroerse ambtsgenoot op of omstreeks 17 juni 2017.

Ga verder naar Stap 5.

Als je niet precies weet wat je zoekt, kun je het omschrijven. Geef voorbeelden van (soorten) documenten die jij kunt bedenken. Zo stuur je de ambtenaren de goede kant uit. Zorg er tegelijkertijd voor dat je je niet alleen beperkt tot de genoemde documenten. Maak duidelijk dat je slechts een paar voorbeelden hebt genoemd en dat er ook nog andere documenten zouden kunnen bestaan.‘Ik verzoek documenten openbaar te maken waaronder/zoals notulen, actielijsten en uitnodigingen’. ‘Ik verzoek correspondentie openbaar te maken waaronder, maar niet uitsluitend met bedrijf X, persoon Y en persoon Z’

Wees voorzichtig met letterlijk ‘alles’ vragen. Hoe meer documenten je vraagt, hoe meer tijd de overheid moet (en mag) nemen om aan je verzoek te voldoen. Zelf wil je ook niet van alles ontvangen wat niet relevant is. Bovendien loop je als je ‘alles over woningbouw’ vraagt de kans dat je verzoek niet in behandeling wordt genomen omdat het te breed geformuleerd is. Daar staat tegenover: hoe preciezer je omschrijving van het onderwerp, hoe meer het voor de hand ligt om wel ‘alles’ te vragen.

Je kunt je verzoek ook beperken door een bepaalde periode te noemen waarvan je de stukken wilt hebben.

Ga verder naar Stap 5.

5. Bij welk bestuursorgaan moet je zijn?

Een Woo-verzoek richt je niet aan ‘de’ overheid, maar aan een bepaalde instantie of organisatie die daar onderdeel van uitmaakt. Zo’n organisatie of afdeling noem je een ‘bestuursorgaan’.

Let op: bestuursorganen heten soms anders dan je zou denken. ‘De gemeente’ is geen bestuursorgaan. De burgemeester, het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad zijn dat wel. Toch gaat het ook goed als je je Woo-verzoek richt aan ‘de gemeente’.

Mooi zo! Mocht ‘jouw’ bestuursorgaan weten dat de stukken toch (of ook) ergens anders liggen, dan zijn ze wettelijk verplicht om je verzoek (ook) door te sturen.

Ga verder naar Stap 6.

Nederland telt duizenden bestuursorganen. In een gemeente zijn de gemeenteraad, de burgemeester, het college van burgemeester en wethouders, de leerplichtambtenaar en heffingsambtenaar allemaal bestuursorganen. Bij de Rijksoverheid heb je ministeries. Een minister en een staatssecretaris zijn aparte bestuursorganen. Binnen het ministerie van Financiën is de Belastingdienst ook weer een apart bestuursorgaan. Maar omdat het onder de verantwoordelijkheid van de minister valt, kun je je Woo-verzoek ook bij de minister indienen.

Om het juiste bestuursorgaan te bepalen, kun je je afvragen welke overheidsdienst betrokken is bij het onderwerp. Als het bijvoorbeeld gaat om een aquaduct over een snelweg heb je de keuze uit meerdere bestuursorganen. Snelwegen horen bij Rijkswaterstaat en (kleinere) vaarwegen vallen vaak onder een waterschap. Wanneer het aqauduct voor economische groei moet zorgen in een bepaalde regio, dan zou ook de minister van economische zaken betrokken kunnen zijn als bestuursorgaan.

Als je echt geen idee hebt, kun je natuurlijk gewoon via je zoekmachine kijken welke bestuursorganen er bij jouw onderwerp komen bovendrijven. Of je zou eens een kijkje kunnen nemen op de Woo-Knop. Daar kun je zien bij welke bestuursorganen anderen die iets over hetzelfde onderwerp wilden weten hun verzoek hebben ingediend.

Het komt geregeld voor dat meerdere instanties zich met een kwestie bemoeid hebben. Je kunt twee dingen doen:

  1. je maakt een keuze voor een van deze bestuursorganen, die waar je denkt dat de meeste relevante documenten liggen. In je verzoek noem je de ‘doorzendplicht‘. Als een deel van de documenten bij een andere bestuursorgaan ligt, moet het bestuursorgaan je verzoek z.s.m. doorsturen;
  2. als je weet welk deel van de informatie bij welk orgaan ligt, dien je bij meerdere bestuursorganen een verzoek in, probeer overlap zo veel mogelijk te voorkomen.

Ga verder naar Stap 6.

In Nederland heeft de overheid behoorlijk wat publieke taken uitbesteed aan organisaties op het randje van overheid en markt. Soms heeft de overheid dan te weinig meer te zeggen over deze organisaties om nog te kunnen volhouden dat ze bij de overheid horen. Denk aan Schiphol of de NS. Of een organisatie voert een taak uit voor de overheid maar is daarnaast ook gewoon een bedrijf, zoals een garage die de APK uitvoert namens de overheid maar ook een setje nieuwe banden aan je verkoopt. Het is niet eenvoudig om hier je weg in te vinden. Soms weten zulke organisaties zelf niet eens dat ze onder de openbaarheidsregels vallen.

Om te weten naar welke organisaties je in elk geval wél een Woo-verzoek kunt sturen, zijn er een aantal nuttige sites. Bijvoorbeeld deze lijst met Zelfstandige Bestuurorganen. Die vallen allemaal wel onder de Woo, in ieder geval voor een (groot) deel van hun taken. Verder hebben we op onze kennispagina’s een aantal handvaten gegeven om te bepalen of je te maken hebt met een bestuursorgaan.

En natuurlijk geldt: niet geschoten is altijd mis.

Ga verder naar Stap 6.

6. Hoe kan ik mijn Woo-verzoek naar de overheid sturen? En hoe moet het er dan uit zien?

Als de juiste instantie (bestuursorgaan), het onderwerp en gewenste documenten bekend zijn, kun je het Woo-verzoek indienen. Je mag zelf weten hoe jouw Woo-verzoek eruit ziet, zolang het duidelijk is welke informatie je opvraagt en waar de overheid de informatie naar toe moet sturen.

Let op: indienen kan op heel veel verschillende manieren. Per post, digitaal, bij het loket en zelfs mondeling.

Volgens de wet moet je een Woo-verzoek digitaal kunnen indienen. Het bestuursorgaan mag bepalen op welke manier. Soms gaat dat via een e-mailadres, soms via een formulier op de website. Bij bestuursorganen waar je via een mailaddres een Woo-verzoek in kunt dienen, kun je ook gebruik maken van de door SPOON ontwikkelde Woo-Knop. Voordeel is dat je je verzoek via een digitaal dashboard kunt volgen en dat je waarschuwingen ontvangt als de beslistermijnen verstrijken.

Ga verder naar Stap 7.

Een papieren verzoek kun je, eventueel aangetekend, per post versturen. Ook kun je zo’n verzoek bij de receptie afgeven. Vraag in beide gevallen om een ontvangstbevestiging.

Ga verder naar Stap 7.

Volgens de wet moet je een Woo-verzoek ook mondeling kunnen indienen. Als je dat doet, is de kans groot dat het bestuursorgaan je alsnog vraagt om het schriftelijk te doen. Dat is ook verstandig, omdat je anders geen bevestiging hebt dat je verzoek goed is ontvangen en op welke dag de termijn voor de beantwoording begint te lopen.

Ga verder naar Stap 7.

Als je bang bent dat je iets belangrijks vergeet in je verzoek, kun je gebruik maken van de Woo-generator om het verzoek op te stellen. Ook als je wilt dat je verzoek rekening houdt met bijzondere situaties, kan de Woo-generator goed van pas komen.

7. Gefeliciteerd, je hebt een Woo-verzoek ingediend! Wat nu?

Nadat jouw Woo-verzoek is ontvangen, heeft het bestuursorgaan vier weken de tijd om te reageren. Bij Woo-verzoeken die veel tijd kosten, mag de overheid twee weken later reageren.

Als het verzoek onduidelijk is, moet de overheid binnen twee weken contact met je opnemen. Het is verstandig om sowieso na twee weken zelf contact op te nemen om te checken of alles goed verloopt.