Zoekslag naar documenten

Informatiechaos

Als de overheid een Woo-verzoek heeft ontvangen, moeten ze goed zoeken.¹Anders gezegd: ze moeten alle documenten verzamelen die binnen de reikwijdte van jouw verzoek vallen. Dat zijn ze verplicht vanwege de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. Deze beginselen zijn bedacht zodat de overheid serieus, met respect en op een eerlijke manier haar werk doet. Toch gaat het bij deze ‘zoekslag’ naar documenten vaak mis, bewust of onbewust.

De ‘informatiehuishouding’ bij veel overheden is namelijk een zooitje.²Dit is onder meer vastgesteld door de Parlementaire Onderzoekscommissies naar het toeslagenschandaal en de aardbevingsschade. Vaak hebben ze allerlei verschillende systemen om documenten te bewaren. Er zijn maar weinig ambtenaren die de weg weten in al die systemen. En  ambtenaren slaan hun werk niet op volgens de afspraken. Ook lopen ze nogal eens achter met de archivering.

Oude mailboxen

Het kost dus veel tijd en werk om documenten te vinden. Bestuursorganen zijn daarom geneigd om oppervlakkig te zoeken. Door bijvoorbeeld niet in alle systemen te kijken, of door maar op enkele trefwoorden te zoeken.

Soms lukt het echt niet om bepaalde documenten te vinden, ook al proberen ambtenaren dat serieus. Dat kan te maken hebben met:

• een slecht archief
• verouderde computersystemen
• mailboxen van vertrokken medewerkers
• omdat documenten niet meer op een (actieve) harde schijf staan.

Een rol kan spelen dat het bestuursorgaan je verzoek niet goed begrepen heeft en in de verkeerde richting is gaan zoeken. Als je daar achter komt, leg dan nog eens goed uit wat je bedoelt. Als de onduidelijkheid aan jou lag, kan het wel zijn dat de beslistermijn weer vanaf nul gaat lopen.

Beter zoeken

In zulke gevallen hebben rechters bepaald dat de overheid beter haar best moet doen.³Zie bijvoorbeeld deze uitspraak van de Rechtbank Amsterdam in een zaak van Amnesty International tegen de Nationaal Coördinator Terrorisme en Veiligheid. De overheid krijgt dan extra tijd voor een intensievere zoekslag. Soms moeten daarvoor oude back-ups worden geïnstalleerd of toegang verkregen tot de mailbox van vertrokken medewerkers. Wanneer het bestuursorgaan documenten had moeten hebben, maar niet heeft, moet ze die opvragen (’vorderen’) bij partijen die ze nog wel heeft.

Als verzoeker moet jij wel ‘aannemelijk’ maken dat de informatie die jij zoekt ergens bij de overheid moet liggen. Je hoeft het niet te bewijzen. En je hoeft ook niet te weten in welke systemen de documenten zitten en hoe ze heten. Maar je moet wel uitleggen waarom de informatie er zou moeten zijn.⁴Dat kun je doen door te verwijzen naar documenten die al openbaar zijn, door een eerder verzoek of openbaar geworden als reactie op het jouwe. Misschien wordt in die documenten over andere documenten gesproken. Als het duidelijk is dat een overheidsinstantie heel druk is geweest met jouw onderwerp en met weinig of geen documenten over de brug komt, kun je aanvoeren dat het wel heel erg onwaarschijnlijk is dat er niet méér is.