Zoekslag naar documenten

Bij een Woo-verzoek moet de overheid op zoek naar de informatie. Ze zijn verplicht om goed te zoeken. Als je het idee hebt dat ze dat niet doen, kun je actie ondernemen.

Informatiechaos

Als de overheid een Woo-verzoek heeft ontvangen, moeten ze goed zoeken.1Anders gezegd: ze moeten alle documenten verzamelen die binnen de reikwijdte van jouw verzoek vallen. Dat zijn ze verplicht vanwege de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. Deze beginselen zijn bedacht zodat de overheid serieus, met respect en op een eerlijke manier haar werk doet. Toch gaat het bij deze ‘zoekslag’ naar documenten vaak mis, bewust of onbewust.

De ‘informatiehuishouding’ bij veel overheden is namelijk een zooitje.2Dit is onder meer vastgesteld door de Parlementaire Onderzoekscommissies naar het toeslagenschandaal en de aardbevingsschade. Vaak hebben ze allerlei verschillende systemen om documenten te bewaren. Er zijn maar weinig ambtenaren die de weg weten in deze systemen. En andere ambtenaren slaan hun werk niet op volgens de afspraken. Meestal lopen ze achter met de archivering.

Oude mailboxen

Het kost dus veel tijd en werk om documenten te vinden. Bestuursorganen zijn daarom geneigd om te oppervlakkig te zoeken. Door bijvoorbeeld maar in sommige systemen te kijken, of maar enkele trefwoorden in te voeren bij het zoeken.

Ook komt het helaas voor dat het echt niet lukt om bepaalde documenten te vinden.3Weer een andere mogelijkheid is dat de overheid jouw Woo-verzoek niet goed heeft begrepen en dus in de verkeerde richting aan het zoeken is. Als je daar achter komt, leg dan nog eens goed uit wat je bedoelt. Als de onduidelijkheid aan jou lag, kan het zijn dat de beslistermijnen opnieuw gaan lopen. Dat kan te maken hebben met:

  • een slecht archief
  • verouderde computersystemen
  • mailboxen van vertrokken medewerkers
  • omdat documenten niet meer op een (actieve) harde schijf staan.

Beter zoeken

In zulke gevallen hebben rechters bepaald dat de overheid beter haar best moet doen.4Zie bijvoorbeeld deze uitspraak van de Rechtbank Amsterdam in een zaak van Amnesty International tegen de Nationaal Coordinator Terrorisme en Veiligheid. De overheid krijgt dan wat extra tijd om hun archief op orde te krijgen. Ook komt het voor dat de overheid oude back-ups opnieuw moet installeren of moet zorgen dat ze toegang krijgen tot oude mailboxen. Zo kunnen ze in verouderde bestanden zoeken.

Als verzoeker moet jij dan wel ‘aannemelijk’ maken dat de informatie die jij zoekt ergens bij de overheid moet liggen. Je hoeft het niet te bewijzen. En je hoeft ook niet te weten in welke systemen de documenten zitten en hoe ze heten. Maar je moet wel uitleggen waarom de informatie er zou moeten zijn.5Dat kun je doen door te verwijzen naar documenten die al openbaar zijn. Misschien wordt in die documenten over andere documenten gesproken. Of je kunt op een andere manier aantonen dat het bekend is dat de overheidsinsantie druk is geweest met het onderwerp. Het is dan erg onwaarschijnlijk dat er helemaal geen documenten over zouden bestaan.

Als de informatie niet meer bij de overheid maar nog wel bij andere personen en bedrijven, kan de overheid in sommige gevallen verplicht zijn de informatie op deze plekken terug te halen.