‘Precisering’ van je verzoek

Onduidelijk of te breed

Als ambtenaren niet begrijpen welke informatie je wilt hebben, mogen ze jouw verzoek niet zo maar afwijzen. Eerst moeten ze contact met je opnemen. Dat moet gebeuren binnen twee weken na ontvangst van het Woo-verzoek. Dat staat in de Wet open overheid.

In de wet staat namelijk dat een Woo-verzoek niet ’te algemeen geformuleerd’ mag zijn. Dat kan betekenen:

• dat je verzoek niet duidelijk is. De ambtenaren begrijpen jouw verzoek niet en weten daarom niet waar ze naar moeten zoeken.
• dat je verzoek niet voldoende specifiek is. Het is dan misschien wel duidelijk, maar zo breed dat je eigenlijk alles vraagt over een (enorm) onderdeel van het overheidsbeleid.¹Als je bijvoorbeeld aan het ministerie van Landbouw alle documenten over ‘landbouw’ vraagt, dan is dat misschien wel duidelijk, maar veel te breed. Als je om documenten vraagt over het gebruik van gewasbestrijdingsmiddelen tegen aardappelziektes ben je wel voldoende precies.

Allemaal meehelpen

De overheid moet jou op hun beurt natuurlijk wel uitleggen wát er niet duidelijk is. Je krijgt daarna minimaal twee weken de tijd om meer precies te op te schrijven wat je zoekt.²Als het bestuursorgaan contact met jou zoekt, onthoud dan dat je nooit hoeft te vertellen waarom je bepaalde informatie wilt hebben en waar je de informatie voor nodig hebt. Je hoeft ‘geen belang te stellen\. In bepaalde gevallen kan dat wel helpen om sneller te krijgen wat je wilt. Maar het hoeft niet en ze mogen je er niet naar vragen. Als je hier niet aan meewerkt hoeft het bestuursorgaan jouw Woo-verzoek ook niet uit te voeren.³Ook als je verzoek ondanks jouw pogingen tot precisering nog steeds onduidelijk of te breed is, treft je verzoek dat lot.

Jij bent dus verplicht om mee te werken, maar het bestuursorgaan is ook verplicht om jou daarbij te helpen.⁴Bij de Woo-verzoeken die bekend staan als de Shell Papers, stelden de betrokken overheden dat de verzoeken te breed waren. Ze namen de verzoeken niet in behandeling. De rechter oordeelde dat deze overheden zich niet genoeg hadden ingespannen om te overleggen met de verzoekers hoe de verzoeken specifieker gemaakt konden worden.

Omvangrijk is niet te breed

Let op dat er een verschil is tussen ’te algemeen geformuleerd’ en ‘omvangrijk’. Bij een ‘omvangrijk’ Woo-verzoek weet de overheidsinstantie welke informatie jij zoekt, maar het is wel veel werk. Bij een ’te algemeen geformuleerd’ Woo-verzoek, weet het bestuursorgaan niet waar ze moeten beginnen.

Een omvangrijk Woo-verzoek moet de overheid uitvoeren. Een te breed Woo-verzoek niet.⁵Dat betekent niet dat de overheid een omvangrijk verzoek ook binnen de normale wettelijke termijnen hoeft af te handelen. Het is dus altijd aan te raden je verzoek zo specifiek mogelijk te maken als je kunt op basis van de informatie die je al hebt.

Stop de tijd

Het is belangrijk om goed op te letten of jij het er wel mee eens bent dat je verzoek onduidelijk is. Als je jouw verzoek verduidelijkt, kan het bestuursorgaan er namelijk voor kiezen om de termijn waarbinnen ze moeten beslissen opnieuw te laten beginnen. De termijn begint dan te lopen vanaf de dag dat jij de verduidelijking hebt gegeven.

We zien regelmatig overheden die wel heel snel roepen dat een verzoek ‘niet helemaal duidelijk’ is en direct de termijn stilleggen. Dat is niet de bedoeling. Ga dus alleen akkoord:

• Als de ambtenaren goed uitleggen wat er onduidelijk is.
• Als jij het daar in alle redelijkheid mee eens bent.⁶Je kunt eerst een overleg inplannen hierover en afspreken dat jullie tijdens dat overleg afspreken of het terecht is om de termijn opnieuw te laten beginnen. Uiteindelijk neemt de overheid hier een beslissing over, maar die kun jij  bij een eventueel beroep niet-tijdig natuurlijk aanvechten.