Termijnen

Zo spoedig mogelijk

In de wet staat hoe lang de overheid erover mag doen om te beslissen of ze je de informatie kunnen geven.¹ Om precies te zijn in artikel 4.4 van de Wet open overheid: ‘Het bestuursorgaan beslist op het verzoek om informatie zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken gerekend vanaf de dag na die waarop het verzoek is ontvangen. Het bestuursorgaan kan de beslissing voor ten hoogste twee weken verdagen, indien de omvang of de gecompliceerdheid van de informatie een verlenging rechtvaardigt. Van de verdaging wordt voor de afloop van de eerste termijn schriftelijk gemotiveerd mededeling gedaan aan de verzoeker.’

Volgens de Woo moet de overheid de beslissing ‘zo spoedig mogelijk’ nemen. En uiterlijk binnen vier weken. Alleen als een Woo-verzoek complex of groot is mogen ze die termijn eenmalig verlengen met maximaal twee weken.²Woo-verzoeken die ook niet binnen die extra twee weken kunnen worden afgehandeld worden omvangrijke verzoeken genoemd. Daarvoor gelden tot op zekere hoogte andere regels.

Uitstel

De praktijk is helaas vaak anders. Het gebeurt zelden dat je de informatie binnen vier weken ontvangt. Uitstel met twee weken is vrijwel standaard.³ Dat komt onder andere omdat de informatiehuishouding en archivering slecht op orde zijn, er jarenlang is bezuinigd op informatiespecialisten, en er geen documentenregister is waardoor verzoekers noodgedwongen veel documenten moeten vragen. Dit wordt in de wet ‘verdaging’ genoemd.  Het is daarom belangrijk om er rekening mee te houden dat de overheid in de meeste gevallen zes weken de tijd heeft om te beslissen over je verzoek.

Als burgers het niet eens zijn met het besluit van overheid moeten ze dat ook op tijd laten weten.⁴ Dat staat dan weer in de Algemene wet bestuursrecht (Awb), een andere wet. Want het geldt niet alleen voor Woo-verzoeken, maar bijvoorbeeld ook als je vergunningsaanvraag is afgewezen.

De tijd die de overheid en burgers hebben om te reageren, noemen we termijnen.

De belangrijkste termijnen

Het is verstandig om de volgende termijnen uit je hoofd te leren:

• Overheid

Contact opnemen bij onduidelijkheden Woo-verzoek: 2 weken⁵Als de overheid gelijk heeft dat jij je verzoek moet verduidelijken, wordt de beslistermijn stilgelegd totdat je dit gedaan hebt. Zie verder bij ‘precisering van je verzoek‘.

Besluit nemen op Woo-verzoek: 4 weken – te verlengen met 2 weken naar 6 weken. De termijn start op de dag na de datum, waarop het bestuursorgaan het verzoek ontving.

Besluit 2 weken verlenging: binnen 4 weken, gerekend vanaf de dag na de datum van ontvangst.

Besluit nemen op bezwaar: 12 weken na datum besluit (oftewel: 6 weken na aflopen bezwaartermijn die ook 6 weken duurt) – te verlengen met nog eens 6 weken naar in totaal 18 weken.

• Verzoeker

Bezwaar maken: binnen 6 weken na ontvangst besluit

Beroep instellen bij rechter: binnen 6 weken na ontvangst van beslissing op bezwaar (bob).

• ‘Fatale’ termijnen

Als je te laat reageert, neemt de overheid jouw bezwaar niet meer behandeling.⁶En de rechter neemt je beroep niet meer in behandeling. Dit betekent dat ze, behalve in zeer uitzonderlijke gevallen, niet meer hoeven te luisteren naar jouw argumenten. De termijnen waar burgers zich aan moeten houden worden daarom ‘fatale’ termijnen genoemd. Zorg dat je je altijd aan deze termijnen houdt. Dat doe je door goed de dagen te tellen.

Gelukkig zijn er slimme manieren om tijd te winnen. Zo kun je een bezwaarschrift al indienen zonder daarin uitgebreid op te schrijven waarom je het niet eens bent met de beslissing van de overheid. Dit noemen we een ‘pro forma’ bezwaarschrift. Je kunt daarin aangeven dat je de redenen voor je bezwaar graag binnen een aantal weken verder uitlegt.

Als de overheid zich niet aan termijnen houdt

Als de overheid zich niet aan de wettelijke termijnen houdt, kun je naar de rechter. Maar voordat je dat mag doen, moet je de overheid in gebreke stellen.⁷Je stuurt dan een brief of e-mail naar het bestuursorgaan dat zich niet aan de wet houdt. In die brief verwijs je naar jouw Woo-verzoek en stelt ze in de gelegenheid om binnen twee weken alsnog een besluit te nemen. Als je twee weken daarna nog niets hebt ontvangen, kun je in beroep gaan vanwege ‘niet-tijdig beslissen‘. Dat doe je bij de rechtbank bij jou in de buurt.

Termijn stilleggen voor zienswijze

Als de overheid zienswijzen vraagt,⁸Die zienswijzen vragen ze bij zogenaamde ‘derde belanghebbenden’. Dat zijn personen, bedrijven of instellingen die mogelijk een probleem kunnen hebben bij de openbaarmaking van de informatie. Bijvoorbeeld omdat die informatie over hen gaat. heeft dat meestal gevolgen voor de besluittermijn. Tijdens de zienswijzeprocedure ligt de besluittermijn stil. De overheid neemt vaak twee tot drie weken extra tijd als ze zienswijzen vraagt.⁹Let dus op: als de zienswijzen worden uitgevraagd terwijl de besluittermijn nog niet is verlopen, je de periode totdat de zienswijzen zijn ingediend moet optellen bij de besluittermijn. De overheid hoort je hiervan op de hoogte te houden.

Verzoeken over milieu-informatie

Voor milieu-informatie gelden soms kortere termijnen. In de vorige openbaarheidswet, de Wob, moest milieu-informatie binnen twee in plaats van vier weken verstrekt worden. Dat is in de Woo niet meer zo. Maar uit het Verdrag van Aarhus volgt nog steeds dat een bestuursorgaan bij milieu-informatie wel zienswijzen mag vragen, maar het Woo-besluit niet mag opschorten tot na de beslistermijn.

Bijzondere situaties

Er is nog een aantal andere bijzondere termijnen die je moet kennen:

• Verzoek niet behandelen wegens (vermeend) misbruik: binnen twee weken na ontvangst van het verzoek, dan wel direct nadat van het misbruik is gebleken.
• Verzoek doorsturen naar ander bestuursorgaan: beslistermijn vangt aan zodra het verzoek door dat bestuursorgaan is ontvangen.
• Omvangrijke verzoeken: binnen 6 weken afspraken tussen verzoeker en bestuursorgaan over de volgorde waarin de gevraagde informatie in een of meerdere besluiten openbaar zal worden gemaakt.