Termijnen

Zo spoedig mogelijk

In de wet staat hoe lang de overheid er over mag doen om te beslissen of ze je de informatie kunnen geven.² Om precies te zijn in artikel 4.4 van de Wet open overheid: ‘Het bestuursorgaan beslist op het verzoek om informatie zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken gerekend vanaf de dag na die waarop het verzoek is ontvangen. Het bestuursorgaan kan de beslissing voor ten hoogste twee weken verdagen, indien de omvang of de gecompliceerdheid van de informatie een verlenging rechtvaardigt. Van de verdaging wordt voor de afloop van de eerste termijn schriftelijk gemotiveerd mededeling gedaan aan de verzoeker.’

Volgens de Woo moet de overheid de beslissing ‘zo spoedig mogelijk’ nemen. En uiterlijk binnen vier weken. Alleen als een Woo-verzoek complex of groot is mogen ze die termijn nog eens verlengen met twee weken.

Uitstel

De praktijk is helaas vaak anders. Het gebeurt zelden dat je de informatie binnen vier weken ontvangt. Uitstel met twee weken is vrijwel standaard. Dit wordt in de wet ‘verdaging’ genoemd. ³ Dat komt onder andere omdat de informatiehuishouding slecht op orde is, er jarenlang is bezuinigd op informatiespecialisten, er geen documentenregister is waardoor verzoekers noodgedwongen ’te’ veel documenten moeten vragen. Het is daarom belangrijk om te onthouden dat de overheid in de meeste gevallen zes weken de tijd heeft om te beslissen over je verzoek.

Als burgers het niet eens zijn met het besluit van overheid moeten ze dat ook op tijd laten weten.⁴ Dat staat dan weer in de Algemene wet bestuursrecht. Want dat geldt niet alleen voor Woo-verzoeken maar bijvoorbeeld ook als je vergunningsaanvraag is afgewezen.

De tijd die de overheid en burgers hebben om te reageren, noemen we termijnen.

De belangrijkste termijnen

Het is verstandig om de volgende termijnen uit je hoofd te leren:

• Burger
  Bezwaar maken: binnen 6 weken na ontvangst besluit Beroep instellen bij rechter: binnen 6 weken na ontvangst van besluit op bezwaar (Bob).
• Overheid
  Contact op nemen bij onduidelijkheden Woo-verzoek: 2 weken Besluit nemen op Woo-verzoek: 4 weken Besluit 2 weken verdagen: binnen 4 weken na indiening/ontvangst Besluit nemen op bezwaar: 12 weken na verloop van bezwaartermijn (binnen 18 weken na ontvanst Woo-besluit
• ‘Fatale’ termijnen
  Als je te laat reageert, neemt de overheid jouw bezwaar niet meer behandeling.⁵En de rechter neemt je beroep niet meer in behandeling. Dit betekent dat ze niet meer hoeven te luisteren naar jouw argumenten. De termijnen waar burgers zich aan moeten houden worden daarom ‘fatale’ termijnen genoemd. Zorg dat je je altijd aan deze termijnen houdt. Dat doe je door goed de dagen te tellen.

Gelukkig zijn er slimme manieren om tijd te winnen. Zo kun je een bezwaarschrift al indienen zonder daarin uitgebreid op te schrijven waarom je het niet eens bent met de beslissing van de overheid. Dit noemen we een ‘pro forma’ bezwaarschrift.

Als de overheid zich niet aan termijnen houdt

Als de overheid zich niet aan de wettelijke termijnen houdt, kun je naar de rechter. Maar voordat je dat mag doen, moet je de overheid eerst in gebreke stellen.⁶Je stuurt dan een brief of e-mail naar het bestuursorgaan dat zich niet aan de wet houdt. In die brief verwijs je naar jouw Woo-verzoek en stelt ze in de gelegenheid om binnen twee weken alsnog een besluit te nemen. Als je twee weken daarna nog niets hebt ontvangen, kun je in beroep gaan vanwege ‘niet-tijdig beslissen‘. Dat doe je bij de rechtbank bij jou in de buurt.

Termijn stilleggen voor zienswijze

Als de overheid zienswijzen vraagt,⁷Die zienswijzen vragen ze bij zogenaamde ‘derde belanghebbenden’. Dat zijn personen of bedrijven die mogelijk een probleem kunnen hebben bij de openbaarmaking van de informatie. Bijvoorbeeld omdat die informatie over hen gaat. heeft dat meestal gevolgen voor de besluittermijn. Tijdens de zienswijze-procedure ligt de besluittermijn tijdelijk stil. De overheid neemt vaak twee tot drie weken extra tijd als ze zienswijzes vraagt.⁸Let dus op dat als de zienswijzen worden uitgevraagd terwijl de besluittermijn nog niet is verlopen, je periode totdat de zienswijzen zijn ingediend moet optellen bij de besluittermijn.

Verzoeken over milieu-informatie

Voor milieu-informatie gelden soms kortere termijnen. In de vorige openbaarheidswet, de Wob, moest milieu-informatie binnen twee in plaats van vier weken verstrekt worden. Dat is in de Woo niet meer zo. Maar uit het Verdrag van Aarhus volgt nog steeds dat de overheid in sommige gevallen minder tijd mag nemen.⁹Om precies te zijn, mag de termijn niet worden opgeschort vanwege het vragen van zienswijzen.

Bijzondere situaties

Er is nog een aantal andere situaties waar termijnen een rol spelen of waarin de termijn afwijkt:

• Verzoek niet behandelen wegens (vermeend) misbruik: binnen twee weken na ontvangst van het verzoek, dan wel direct nadat van het misbruik is gebleken.
• Verzoek doorsturen naar ander bestuursorgaan: termijn bij het nieuwe bestuursorgaan vangt aan zodra het verzoek door dat bestuursorgaan is ontvangen.
• Omvangrijke verzoeken: 6 weken voor het eerste deelbesluit, tussen de verzoeker en het bestuursorgaan afgesproken termijnen voor de andere deelbesluiten.