‘Precisering’ van je verzoek

Onduidelijk of te breed

Als ambtenaren niet begrijpen welke informatie je wilt hebben, mogen ze jouw verzoek niet zo maar afwijzen. Eerst moeten ze contact met je opnemen. Dat moet gebeuren binnen twee weken na ontvangst van het Woo-verzoek. Dat staat in de Wet open overheid. Het kan zijn dat je verplicht bent tot ‘precisering’ van je verzoek.

In de wet staat namelijk dat een Woo-verzoek niet ’te algemeen geformuleerd’ mag zijn. Dat kan betekenen:

• dat je verzoek niet duidelijk is. De ambtenaren begrijpen jouw verzoek niet en weten daarom niet waar ze naar moeten zoeken.
• dat je verzoek niet voldoende specifiek is. Het is dan misschien wel duidelijk, maar zo breed dat je eigenlijk alles vraagt over een (enorm) onderdeel van het overheidsbeleid.¹Als je bijvoorbeeld aan het ministerie van Landbouw alle documenten over ‘landbouw’ vraagt, dan is dat misschien wel duidelijk, maar veel te breed. Als je om documenten vraagt over het gebruik van gewasbestrijdingsmiddelen tegen aardappelziektes in de periode 1 januari 2023 tot 31 december 2023 ben je wel voldoende precies.

Allemaal meehelpen

De overheid moet jou op hun beurt wel uitleggen wát er niet duidelijk is of waaróm het verzoek onvoldoende specifiek is. Je krijgt daarna minimaal twee weken de tijd om duidelijker en preciezer te op te schrijven wat je zoekt. Als je het er tenminste mee eens bent dat je verzoek niet duidelijk of onvoldoende specifiek is.²Je hoeft hierbij niet te vertellen waarom je bepaalde informatie wilt hebben of waar je de informatie voor nodig hebt. Je hoeft, zegt de wet, ‘geen belang te stellen’. Dat betekent niet dat je het niet mag vertellen. In bepaalde gevallen kan het helpen iets over de achtergrond van je verzoek te zeggen omdat de overheid dan gerichter kan zoeken en je sneller kunt krijgen wat je wilt. Als je hier niet aan meewerkt hoeft het bestuursorgaan jouw Woo-verzoek niet uit te voeren.³Ook als je verzoek ondanks jouw pogingen tot precisering nog steeds onduidelijk of te breed is, kan je verzoek dat lot treffen.

Jij bent dus verplicht om mee te werken, maar het bestuursorgaan is verplicht om jou daarbij behulpzaam te zijn.⁴Bij de Woo-verzoeken die bekend staan als de Shell Papers, stelden de betrokken overheden dat de verzoeken te breed waren. Ze namen de verzoeken niet in behandeling. De rechter oordeelde dat deze overheden zich niet genoeg hadden ingespannen om te overleggen met de verzoekers hoe de verzoeken specifieker gemaakt konden worden.

Omvangrijk is niet te breed

Let op dat er een verschil is tussen ’te algemeen geformuleerd’ en ‘omvangrijk’. Bij een ‘omvangrijk’ Woo-verzoek weet de overheidsinstantie welke informatie jij zoekt, maar het is wel veel werk. Bij een ’te algemeen geformuleerd’ Woo-verzoek, weet het bestuursorgaan niet waar ze moeten beginnen.

Een omvangrijk Woo-verzoek moet de overheid uitvoeren. Een te breed (‘algemeen’) geformuleerd Woo-verzoek niet.⁵Dat betekent niet dat de overheid een omvangrijk verzoek ook binnen de gewone wettelijke termijnen hoeft af te handelen. Als het niet binnen vier plus twee weken lukt, moeten ze met de verzoeker in overleg over een wel haalbare termijn, eventuele deelbesluiten en een volgorde van levering van de documenten (de belangrijkste eerst). Het is dus altijd aan te raden je verzoek zo specifiek mogelijk te maken als je kunt op basis van de informatie die je al hebt.

Stop de tijd

Het is belangrijk om goed op te letten of jij het er wel mee eens bent dat je verzoek onduidelijk is. Bestuursorganen zijn nogal snel van mening dat een verzoek ‘niet helemaal duidelijk’ is. En soms laten ze de termijn bij nul beginnen als je verduidelijking binnen is. Dat mag dus niet. De tijd tussen de ontvangst van het verzoek en de vraag om precisering telt mee in de beslistermijn. Het is namelijk een ‘opschorting’ van de termijn.⁶Als je hiernaar zoekt in de Woo, zul je het niet vinden. Het staat namelijk in de Algemene wet bestuursrecht (Awb), om precies te zijn – 😉 – in artikel 4:15 Awb

We zien regelmatig overheden die wel heel snel roepen dat een verzoek ‘niet helemaal duidelijk’ is en direct de termijn stilleggen. Dat is niet de bedoeling. Ga dus alleen akkoord:

• Als de ambtenaren goed uitleggen wat er onduidelijk is.
• Als jij het daar in alle redelijkheid mee eens bent.

Je hebt meer invloed op de gang van zaken als je op een vraag om verduidelijking een overleg voorstelt. Dan ga je alleen akkoord als de ambtenaren goed hebben uitgelegd waarom precisering nodig is en jij het daarmee eens bent. En je bespreekt de opschorting, die volgens jou alleen de periode omvat tussen de concrete en onderbouwde vraag om te verduidelijken en het aanleveren door jou van de verduidelijking. Let wel op dat je zo min mogelijk tijd verliest door dat overleg op zo kort mogelijke termijn te plannen. Dus niet akkoord gaan met een gesprek over drie weken.