Openbaarmaking van sms’jes en appjes
Digitaal berichtenverkeer zoals appjes en sms'jes kun je met een Woo-verzoek opvragen. Dat komt omdat ambtenaren steeds vaker op deze manier communiceren over hun werk.
Sms’jes en appjes zijn ‘documenten’
In 2019 werd duidelijk dat sms- en whatsapp-berichten ook op te vragen zijn via de Woo. De hoogste bestuursrechter van Nederland, de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State, bepaalde toen dat sms- en whatsapp-berichten ‘documenten‘ kunnen zijn. En daarmee vielen ze onder de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), voorloper van de huidige Woo. Met een Woo-verzoek kun je dus openbaarmaking van sms’jes en appjes vragen.
Het maakt niet uit of de berichten vanaf een privé of zakelijke telefoon zijn ontvangen of verstuurd. Het gaat erom of de inhoud van de berichten te maken heeft met overheidswerk. Veel overheden hebben interne richtlijnen waarin ambtenaren wordt afgeraden om berichtenapps te gebruiken voor beleid. Toch gebeurt het in de praktijk veel.
‘Mag dit weg? Nee’
Inmiddels zijn er meer uitspraken van rechters geweest over dit onderwerp. Ze hebben bepaald dat niet alle sms- en whatsapp berichten bewaard hoeven te blijven. Als de inhoud van een bericht ook ergens anders is vastgelegd kan het bericht gewist worden.
Alleen berichten die met het besluit te maken hebben, moeten bewaard blijven. Volgens het Adviescollege Openbaarheid (ACOI) moeten digitale berichten van hoge ambtenaren en bewindspersonen wel allemaal bewaard blijven.1Dat schrijft ACOI in het rapport ‘Kan dit weg? Nee‘