Handtekening en adres in Woo-verzoeken

Wat zegt de wet?

SPOON krijgt regelmatig de vraag of het verplicht is om handtekening en adres in Woo-verzoeken te zetten. Het antwoord is dat wet, rechtspraak en praktijk verschillende antwoorden geven. We doen een poging tot verheldering.

Volgens de wet is een Woo-verzoek een bestuursrechtelijke aanvraag. Dat betekent dat de standaardvereisten voor zo’n aanvraag¹Zie artikel 4:2 van de Algemene wet bestuursrecht. van toepassing zijn: zoals naam, adres en datum, en dat het verzoek ‘ondertekend’ moet zijn.²‘Ondertekening’ is trouwens wel breder dan alleen een fysieke handtekening. Je kunt ook een elektronische handtekening zetten, je handtekening inscannen, etc.

Je kunt er kanttekeningen bij zetten dat deze eisen ook van toepassing zijn op Woo-verzoeken. Een Woo-verzoek wijkt immers in belangrijke opzichten af van andere bestuursrechtelijke aanvragen. Zo mag iedereen een Woo-verzoek indienen naar dezelfde informatie³Tenzij je uitdrukkelijk vraagt om informatie over jezelf, bijvoorbeeld je persoonlijke dossier. en wordt de informatie openbaar voor eenieder. Dat is  heel iets anders dan een vergunning voor je schuurtje, die alleen jij mag aanvragen en die alleen geldt voor jouw schuurtje.

Wat zegt de praktijk?

In de praktijk zien we dat een groot gedeelte van de bestuursorganen dit onderscheid ook ziet en geen enkel punt maakt van het ontbreken van een handtekening of adresgegevens. Zijn zij dan in overtreding? Daarop kunnen we met zekerheid nee antwoorden. De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State heeft in 2017 namelijk geoordeeld dat ondertekening geen ‘constitutief vereiste’ is. Een bestuursrechtelijke aanvraag is ook zonder ondertekening ‘rechtsgeldig’.

Weliswaar is zo’n aanvraag ‘onvolledig’, maar het bestuursorgaan is niet verplicht om van jou te eisen dat je de ontbrekende informatie aanvult. Het is een ‘discretionaire bevoegdheid’ zoals dit advocatenkantoor het samenvat. En dat is dus wat veel bestuursorganen doen: zij vragen bewust of onbewust niet naar jouw ontbrekende handtekening omdat ze van mening zijn ook zonder het verzoek wel te kunnen afhandelen.

Redelijk of onredelijk?

Toch zijn er nog steeds bestuursorganen, met name gemeenten, die weigeren een verzoek in behandeling te nemen vanwege het ontbreken van een adres of het ontbreken van een handtekening.

Dit roept uiteindelijk de vraag op of het wel redelijk is als een bestuursorgaan in gevallen waarin daar geen directe aanleiding toe is toch om een handtekening of adresgegevens vragen alvorens je Woo-verzoek in behandeling te nemen. Er zijn wel gevallen, waarin bestuursorganen terecht aanleiding kunnen zien om een handtekening te verlangen, zoals bij een vraag naar persoonlijke informatie over de verzoeker, of een vermoeden van misbruik van de Woo.

Datzelfde geldt voor de vraag of een post- of woonadres bij een digitaal Woo-verzoek nodig is, zeker als de verzoeker ook vraagt om toezending van de documenten per mail in digitale vorm. Dit is naar alle waarschijnlijkheid evenmin een hard vereiste voor een rechtsgeldigheid. Waarbij de vraag waarom deze informatie nodig zou zijn voor de behandeling van het verzoek zo mogelijk nog nadrukkelijker gesteld kan worden.