Documenten

‘Vastgelegd in documenten’

Met een Woo-verzoek kun je alleen informatie opvragen die is vastgelegd in documenten. Dat is een heel belangrijk uitgangspunt van de Wet open overheid (Woo) en ook wel logisch. Want hoe kan je iets opvragen dat nergens is vastgelegd?

Het begrip ‘documenten’ is dan wel weer heel breed. Dit betekent dat de informatie kan zijn opgeschreven, opgenomen of op een andere manier is opgeslagen. Het betekent ook dat het kan gaan om vergaderstukken of notities, Word documenten, spreadsheets, WhatsAppberichten, geluidsopnames, foto’s en video’s.

Daarom is het belangrijk om in je achterhoofd te houden:

• Iets wat alleen mondeling is gedeeld, hoeft niet openbaar gemaakt te worden.¹Maar als een telefoongesprek is opgenomen of als er notities van zijn gemaakt, kun je die informatie wel opvragen.
• De overheid is niet verplicht een nieuw document voor je op te stellen.²Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer je wilt weten hoeveel boetes er in een bepaalde periode zijn uitgeschreven. Als de overheid de boetes niet zelf heeft opgeteld, kun je er alleen achter komen door al die boetes zelf op te vragen.
• Documenten die pas zijn opgesteld nadat je je Woo-verzoek hebt ingediend krijg je ook niet automatisch.³Het makkelijkste is om dan later een tweede Woo-verzoek te sturen.
• Je kunt bij elke overheidsinstantie alleen documenten opvragen die bij deze instantie liggen. We zeggen dan dat ze bij die instantie ‘berusten’. Je moet je Woo-verzoek aan het juiste bestuursorgaan richten.

Informatiestelsel

Je hebt dus alleen recht op het ontvangen van bestaande documenten. Maar je hoeft niet precies te weten in wélke documenten de informatie die jij zoekt is vastgelegd.

• Als je weet welk document je zoekt vraag je natuurlijk naar dat specifieke document.
• Maar je mag ook vragen om alle informatie over een bepaald onderwerp.⁴Of naar alle informatie over dat onderwerp in een bepaald type document, zoals rapporten of brieven. De overheid moet dan voor jou op zoek naar de documenten die zij over dat onderwerp bezitten. Die documenten vallen ‘binnen de reikwijdte‘ van je verzoek.

Van post-its tot appjes

Andere voorbeelden van ‘documenten’ zijn brieven, e-mails, rapporten, verslagen, databestanden, of tabellen en grafieken. Maar ook post-its, een opmerking in de kantlijn, een geluids- of video-opname en foto’s zijn documenten.

Het gaat dus niet letterlijk om alleen maar papieren documenten. Documenten bevatten informatie en zijn zogenaamde ‘gegevensdragers’.

Vroeger was duidelijk wat documenten zijn. Dat was alles wat op papier stond. Toen de overheid computers ging gebruiken, ontstonden er discussies. Inmiddels hebben rechters daarover hun mening gegeven en is er weer meer duidelijkheid. Zij hebben geoordeeld dat PowerPoint-presentaties, screenshots, sms’jes en WhatsAppberichten ook documenten zijn. Ze bevatten namelijk gegevens. De vorm van de gegevensdrager doet er dan niet toe.

Zoekslag

Als je vraagt naar alle documenten over een bepaald onderwerp moet de overheid een ‘zoekslag‘ uitvoeren naar die documenten. Ze gaan dan op zoek in al hun documentsystemen. Als je om e-mails en appjes hebt gevraagd, moeten ze ook kijken in de mailboxen en telefoons van medewerkers.

Soms zijn documenten geheim. Ze zijn dan eerder geheim verklaard. Bijvoorbeeld door een minister, het waterschap of een gemeenteraad. Geheime documenten kun je ook met een Woo-verzoek proberen op te vragen. Het Woo-verzoek is dan automatisch ook een verzoek om de geheimhouding op te heffen.

Ingescande kopietjes

Het bestuursorgaan kan de documenten op verschillende manieren aan jou geven. Volgens de wet is de normale gang van zaken om de documenten digitaal te verstrekken. En dan bij voorkeur in een goed doorzoekbaar format. Geen ingescande kopietjes waarin je slecht kunt zoeken.

Als digitale toesturen niet goed mogelijk is of heel veel werk kost, dan krijg je de informatie op papier. Het kan dan zijn dat je kosten moet betalen voor het maken van de kopieën.

Wie wat bewaart…

Iedere overheidsinstantie is verantwoordelijk voor hun documenten. De Archiefwet bepaalt hoe ze hun documenten moeten bewaren. Sommige documenten moeten na een bepaalde periode vernietigd worden. Maar het is niet toegestaan om documenten te verstoppen of zomaar weg te gooien.⁵Zo hebben het ACOI en de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed geoordeeld dat premier Rutte in strijd met de Archiefwet zelf besloot om veel van zijn sms’jes te wissen.

Als de overheid heel lang moet zoeken naar een document, komt dat vaak omdat het archief niet op orde is. Dat is dus niet de schuld van iemand die een Woo-verzoek heeft ingediend.

Zodra iemand een Woo-verzoek heeft ingediend mogen de documenten waar dat verzoek over gaat sowieso niet meer vernietigd worden.

Opeisen

Soms heeft de overheid bepaalde documenten niet meer, terwijl dat wel had gemoeten. Als die documenten nog wel bestaan buiten de overheid (bijvoorbeeld bij een oud-burgemeester of een onderzoeksbureau) moet de overheid de documenten daar opeisen. Zij zijn dan verplicht om de documenten te overhandigen.