Digitaal indienen
Sinds de invoering van de Wet open overheid op 1 mei 2022 heb je bij alle overheden het recht om je Woo-verzoek digitaal in te dienen. Je moet dan wel op een paar dingen letten.
Niet laagdrempelig
Behalve per post, mondeling of aan de balie, geeft de Woo je ook het recht om een Woo-verzoek digitaal in te dienen. Dat is een verbetering ten opzichte van de oude Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Maar digitale verzoeken moeten wel worden verzonden ‘op de door het bestuursorgaan aangegeven wijze’.
Veel overheden maken gebruik van die mogelijkheid om eisen te stellen.
- Sommige overheden schrijven alleen voor dat je het verzoek naar een bepaald e-mailadres moet sturen. Dat is logisch, want anders zien ze je verzoek misschien over het hoofd. Houd je daar dus aan.1Als je jouw verzoek naar een ander mailadres stuurt beginnen de termijnen pas te lopen als het op de juiste plek terecht is gekomen.
- Ook zijn er behoorlijk wat overheden waar je het verzoek alleen via een contactformulier op een website mag indienen. Daarin vragen ze vaak veel meer gegevens dan nodig is om je verzoek te kunnen behandelen.
- Soms is het zelfs verplicht om met DigiD in te loggen. Dat is in strijd met de toelichting die de wetgever heeft gegeven bij de Woo.2In die toelichting staat namelijk dat overheden geen onnodige drempels mogen opwerpen. Het verplicht stellen van DigiD wordt daarbij expliciet genoemd als voorbeeld van een te hoge drempel. SPOON heeft in 2023 en 2024 onderzocht welke gemeenten, provincies en waterschappen zich hier schuldig aan maken en zet zich in om deze drempels afgeschaft te krijgen. In een proefprocedure heeft SPOON een van deze gemeenten zo ver gekregen de DigiD-eis in te trekken.
Voordelen van digitaal indienen
Een van de manieren om een Woo-verzoek per mail in te dienen is via de Woo-Knop. Daarvoor heeft SPOON de digitale contactgegevens verzameld van alle gemeenten, ministeries en een aantal andere overheidsorganisaties die zich expliciet hebben opengesteld voor Woo-verzoeken per mail.
Een voordeel van digitaal indienen ten opzichte van per post is dat de termijn direct gaat lopen. Een ander voordeel is dat je geen uitgebreide papieren administratie hoeft aan te leggen. Een derde voordeel is dat je zeker weet dat je verzoek goed aankomt. Als je die zekerheid voor verzending per post wilt moet je kosten maken voor een aangetekende brief, en zelfs dat is niet altijd betrouwbaar.