Digitaal indienen

Tot voor kort kon je bij veel overheden alleen per post een verzoek indienen. Tegenwoordig mag je bijna overal ook digitaal indienen. Je moet dan wel op een paar dingen letten.

Niet laagdrempelig

Behalve per post, mondeling of aan de balie, geeft de Woo je ook het recht om een Woo-verzoek digitaal in te dienen. Dat is een verbetering ten opzichte van de oude Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Maar digitale verzoeken moeten wel worden verzonden ‘op de door het bestuursorgaan aangegeven wijze’.

Veel overheden maken op dit moment gebruik van die mogelijkheid om eisen te stellen.

  • Sommige overheden schrijven in elk geval voor dat je het verzoek naar een bepaald e-mailadres moet sturen. Dat is logisch, want anders zien ze je verzoek misschien over het hoofd. Houd je daar dus aan.1Als je jouw verzoek naar een ander mailadres stuurt beginnen de termijnen pas te lopen als het op de juiste plek terecht is gekomen.
  • Ook zijn er behoorlijk wat overheden waar je het verzoek alleen via een contactformulier op een website mag indienen. Daarin vragen ze vaak veel meer gegevens dan ze nodig hebben om je verzoek te kunnen behandelen. Soms is het zelfs verplicht om met DigiD in te loggen. Dat lijkt in strijd met de toelichting die de wetgever heeft gegeven bij de Woo.2In die toelichting staat namelijk dat overheden geen onnodige drempels mogen opwerpen. Het verplicht stellen van DigiD wordt daarbij expliciet genoemd als voorbeeld van een te hoge drempel. SPOON heeft in 2023 onderzocht welke gemeenten, provincies en waterschappen zich hier schuldig aan maken en zet zich in om deze drempels afgeschaft te krijgen. Je kunt ons hierbij ondersteunen.

Voordelen van digitaal indienen

Een van de manieren om een Woo-verzoek digitaal in te dienen is via de Woo-Knop. Daarvoor heeft SPOON de digitale contactgegevens verzameld van alle overheden die een e-mailadres hebben aangewezen dat expliciet openstaat voor het ontvangen van Woo-verzoeken. De bedoeling is dat uiteindelijk alle overheden een mailadres aanwijzen dat o.a. SPOON kan gebruiken voor de Woo-Knop.

Een voordeel van digitaal indienen ten opzichte van per post indienen is dat de termijn direct gaat lopen op de dag van verzending.3Dat is dan namelijk ook meteen de dag van ontvangst. Een ander voordeel is dat je geen uitgebreide papieren administratie hoeft aan te leggen. Een derde voordeel is dat je zeker weet dat je verzoek goed aankomt, als je dat per post ook wilt moet je betalen voor een aangetekende brief, en zelfs dan is het niet zeker dat de brief altijd goed aankomt.