‘Berustend’ bij de overheid

Bij of onder

Als je informatie opvraagt, stuur je een verzoek naar een bepaald onderdeel van de overheid.¹Bijvoorbeeld de burgemeester, de commissaris van de koning of een minister. Dat noemen we ook wel een ‘bestuursorgaan‘. Het is belangrijk om vooraf uit te zoeken bij welke instantie je moet zijn. Als jij een verzoek stuurt naar een organisatie die geen informatie heeft over jouw onderwerp, kunnen ze je ook niets geven.²Het is meer dan eens voorgekomen dat een bestuursorgaan met opzet een document ergens anders had ondergebracht, zodat het daar niet meer zou berusten. Bijvoorbeeld in een kluis of bij een notaris.

Instanties kunnen alleen informatie geven die ‘bij of onder hen berust’.³‘Bij of onder’ betekent dat de documenten ook zouden kunnen liggen bij een dienst, instelling of bedrijf dat onder verantwoordelijkheid valt van de instantie waar jij je verzoek aan hebt gestuurd. De Belastingdienst valt bijvoorbeeld onder de verantwoordelijkheid van het ministerie van Financien. Als je denkt dat de informatie die je zoekt bij het ministerie van Financien ‘berust’, maar je sluit niet uit dat het ook bij de Belastingdienst zou kunnen liggen, dan kun je je verzoek dus aan het ministerie van Financien sturen en schrijven dat je informatie wilt ‘bij of onder’ het ministerie. Dit betekent dat zij de documenten zelf hebben geschreven. Of dat zij de gevraagde documenten van anderen hebben gekregen.⁴Denk bijvoorbeeld aan een bouwplan. Een aannemer heeft het bouwplan gemaakt, maar hij heeft het naar een (overheids)instantie gestuurd om een vergunning aan te vragen.

De info ligt (ook) ergens anders

Er bestaat een vangnet als je bij het verkeerde bestuursorgaan informatie opvraagt. Volgens de wet⁵artikel 4.2 van de Woo moet het bestuursorgaan je namelijk helpen. Als het bestuursorgaan weet waar de gevraagde informatie te vinden is, moeten ze jouw verzoek doorsturen naar die organisatie. En dat moeten ze onverwijld doen, ‘onmiddelijk’ in gewoon Nederlands.

Als de informatie nergens bij de overheid ligt, maar dat wel had gemoeten én de informatie is nog ergens buiten de overheid beschikbaar, dan is er ook nog een geitenpaadje. De instantie waar je je verzoek hebt ingediend moet het dan ‘vorderen‘ van degene die over de informatie beschikt. Die is vervolgens verplicht om de informatie te overhandigen aan de overheid.⁶Dit keer niet ‘onverwijld’, maar ‘per ommegaande’. Ook dat betekent gewoon onmiddelijk, zonder vertraging..

Omdat bestuursorganen elkaar regelmatig documenten toesturen, is dezelfde informatie soms juist op meerdere plekken op te vragen. Je kunt hier rekening mee houden als je een Woo-verzoek indient. Als ze bomen willen kappen voor een snelweg, dan geeft het ministerie voor natuur misschien meer informatie dan het ministerie van infrastructuur.