Antwoordtermijn bijhouden

Weken tellen

De tijd die iemand heeft om te reageren, noemen we termijnen. In de wet staat hoe lang een termijn is. Sommige termijnen zijn 2 weken, andere termijnen zijn 4, 6 of zelfs 12 weken. Termijnen gelden voor burgers en voor de overheid. Het is belangrijk te weten wanneer de antwoordtermijn van de overheid eindigt. Zo weet je wanneer je de volgende stap kunt of moet zetten, niet te laat, maar ook niet te vroeg. Dus je moet goed de antwoordtermijn bijhouden.

Om het einde van een termijn te bepalen, moet je weten wanneer jij of de overheid een bericht heeft ontvangen. Vanaf deze ontvangstdatum ga je de weken tellen en zo de antwoordtermijn bijhouden. Na een Woo-verzoek krijg je als het goed is een ontvangstbevestiging. Hierin kun je de ontvangsdatum vinden.

Versturen en ontvangen

Bij de verschillende manieren van indienen ga je verschillend te werk bij het bepalen van de ontvangstdatum.

• Heb je je verzoek per post verstuurd? Kijk dan naar de datum op de ontvangstbevestiging. Het is verstandig het bestuursorgaan te bellen als je na een week nog geen ontvangstbevestiging hebt gekregen. Als je geen ontvangstbevestiging hebt gekregen, of je bent het niet eens met de ontvangstdatum, dan moet je zelf het bewijs leveren. Bij een aangetekende brief is dat het verzendbewijs van PostNL. Bij een normale brief is dat de dagtekening op je brief plus 1 werkdag. Uiteraard kan het bestuursorgaan dan weer bewijs aanleveren dat de brief eventueel toch pas later bij hen is aangekomen.
• Heb je je verzoek digitaal verstuurd?¹Bijvoorbeeld per mail, via de Woo-Knop of met een elektronisch formulier op een overheidswebsite. Dan is de datum van verzending dezelfde als de datum van ontvangst. Je bewijs hiervoor is de datum die je mailserver aangeeft.
• Heb je je verzoek afgegeven bij de balie? Vraag de baliemedewerker om een ontvangstbevestiging. De datum van afgifte is ook meteen de datum van ontvangst.
  
• Heb je je verzoek mondeling gedaan? Heb je je verzoek mondeling gedaan? Vraag om een schriftelijke bevestiging op dezelfde dag of bevestig je verzoek zelf schriftelijk (per mail) op dezelfde dag, waarbij je aangeeft waar, wanneer en aan wie je het eerder die dag mondeling hebt ingediend. Dan is het verzoek op dat moment ontvangen.

Termijnen voor de overheid

Bij een Woo-verzoek moet de overheid binnen 4 weken reageren.²Soms staat er 28 dagen. Dan gaat het niet om werkdagen, alle dagen van de week tellen mee. 28 dagen is dus hetzelfde als vier weken. Hebben ze meer tijd nodig, dan mogen ze 2 weken extra nemen. Dat moeten ze dan wel aankondigen binnen de eerste termijn van 4 weken. Als een bestuursorgaan niet reageert binnen de wettelijke termijn,³De termijnen waar de overheid zich bij Woo-verzoeken aan moet houden staan in artikel 4.4 van de Woo. dan kun je een ingebrekestelling sturen.⁴Als de overheid zienswijzen vraagt bij zogenaamde ‘belanghebbenden’, dan mag de overheid de besluittermijn met twee of soms meer weken ‘opschorten’, dat wil zeggen tijdelijk stilzetten. Pas daarna kun je de ingebrekestelling sturen. Maar let op: als de overheid pas zienswijzen vraagt nadat er 4 + 2 weken zijn verstreken kan er geen sprake meer zijn van opschorting. Het is dus belangrijk van dit alles goed op de hoogte te blijven. Het bestuursorgaan moet je informeren als het zienswijzen vraagt en hoeveel weken tijd de belanghebbenden hiervoor krijgen. Zorg dat je alles zwart op wit hebt.

Tel ook je eigen termijnen

Overheden moeten zich aan termijnen houden, maar burgers ook. Zij hebben bovendien niet de mogelijkheid om een termijn te verdagen. Voor bezwaar maken of in (hoger) beroep gaan staat een vaste termijn van zes weken. Die gaat in op de datum dat het besluit is ontvangen. De termijnen die voor jou gelden moet je dus ook goed bijhouden. Schrijf ze meteen op in je agenda!