Verslag: meetup SPOONxOSF op International Right to Know Day

Donderdag 28 september 2023 was het International Right to Know Day én precies een jaar sinds de oprichting van SPOON. Goede reden om onze eerste bijeenkomst te organiseren. We deden dat samen met de Open State Foundation (OSF).

Hoofdgast was d66-Kamerlid Joost Sneller.

Na pizza’s, drankjes en een valse melding van het brandalarm schoven we met zo’n dertig journalisten, juristen, ambtenaren en programmeurs die zich bezighouden met de Woo en de informatiehuishouding van de overheid aan in onze prachtige vergaderzaal – die we gezien het gebrek aan ramen al vaak ‘de meest gesloten zaal waarin over openbaarheid wordt gesproken’ hebben genoemd.

De avond begon met een korte uiteenzetting van d66-Kamerlid Joost Sneller, die via een videoverbinding aanwezig kon zijn.

Het ervaren Kamerlid, dat ook bij de komende verkiezingen weer hoog op de lijst staat voor zijn partij, was de laatste in een lange rij Kamerleden die de Wet open overheid door de Kamers loodste. Uiteindelijk met succes. Wat is hem opgevallen sinds ‘zijn’ wet in werking trad?

Sneller stak niet onder stoelen of banken dat het wat hem betreft met de uitvoering nog niet goed gesteld is: ‘Het is nog niet op orde’. Hij zegt voor het afdwingen van meer snelheid in de afhandeling van Woo-verzoeken een mogelijke oplossing te zien in een sterkere positie van het ministerie van Binnenlandse Zaken: ‘BZK zou meer regie moeten nemen. Waar nodig kan dit worden vastgelegd, bijvoorbeeld in een nieuwe Algemene Informatiewet, waar regeringscommissaris Informatiehuishouding Arre Zuurmond aan werkt. De beslistermijnen moeten echt in veel meer gevallen gehaald kunnen worden.’

Daarna was het onze beurt om vragen te stellen. Dit was duidelijk ook een gelegenheid voor het Kamerlid, dat driftig meeschreef, om te horen wat er speelt in de praktijk. Het verraste hem dat het voor veel van de vragenstellers problematisch is dat conceptdocumenten standaard geweigerd worden en ook dat de nieuwe i-grond debet is aan deze weigering.

Toen Joost Sneller snel vertrok naar een volgende verplichting spraken wij met elkaar verder aan de hand van vier stellingen.

Door deze stelling kwam meteen naar voren dat meerdere aanwezige journalisten zich afvroegen waarom de vertrouwelijke voorinzage niet vaker aan hen wordt aangeboden. Deze mogelijkheid uit de Woo wordt onvoldoende benut, vinden ze.

Ook werd aangegeven dat de uitvoering te veel ligt bij ambtenaren die maar weinig ervaring met de Woo hebben. Terwijl dat wel nodig is om een verzoek voortvarend af te handelen. Ook moeten ze die afhandeling dan naast hun andere werk doen. Volgens sommige aanwezigen ligt de oplossing in meer oefenen door alle ambtenaren, anderen pleiten voor gespecialiseerde Woo-units.

De aanwezigen van overheidszijde denken vooral ook winst te kunnen behalen door meer contact tussen verzoeker en ambtenaar. Daar valt een wereld te winnen, omdat je er op die manier achter komt naar welke stukken iemand op zoek is.

De meeste aanwezigen aan de kant van de Woo-verzoekers vinden het het belangrijkst om alle relevante documenten te ontvangen. Toch wel opvallend, vonden wij. Het laat zien dat verzoekers een lange adem hebben en er inmiddels al op rekenen dat ze geduld moeten hebben. Voor een inperking van het aantal documenten dat onder de reikwijdte van de Woo valt, was weinig steun. Je krijgt dan ook weer allemaal definitiekwesties.

Wel zien sommigen een oplossing in meer actieve openbaarmaking of sneller openbaar maken van een deel van de gevraagde documenten. Op die manier kan de omvang van verzoeken kleiner worden. De mogelijkheid van deelbesluiten zou dus meer benut kunnen worden.

Terwijl wij verwacht hadden dat hier veel voorstanders voor zouden zijn, bestaat er toch enige terughoudendheid. Sommige aanwezigen hebben geen goede ervaring met de bemoeienis van het ministerie als het gaat om de toepassing van weigergronden. Die bemoeienis leidt tot meer zwartlakken. Dus de vraag is of we mogen verwachten dat meer regie bij BZK goed uitpakt.

Anderen wijzen erop dat vooral een cultuur die is gericht op openbaarheid en die Woo-verzoeken op waarde schat, doorslaggevend is. Dat kun je niet afdwingen. De zaal schaart zich uiteindelijk rondom het standpunt dat het ministerie het vooral laat liggen doordat het onvoldoende aan ‘leading by example’ doet. De afhandeling van verzoeken door Binnenlandse Zaken zou in alle opzichten het goede voorbeeld moeten geven aan de rest van de overheid.

De discussie opent opnieuw verrassend. Een van de aanwezigen stuurt regelmatig zelf Woo-verzoeken, maar is ook werkzaam bij een instelling die Woo-verzoeken ontvangt. Zodoende ziet hij uit de eerste hand dat daar nogal eens verzoeken tussen zitten waarvan hij zich afvraagt of het de verzoeker echt om informatie te doen is. Sinds het wantrouwen van de Corona-tijd is dat meer geworden. Hier lijkt een goede aanpak nog voor te ontbreken.

Meer in zijn algemeenheid zien de aanwezigen weinig mogelijkheden om hun verzoek direct bij het indienen verder te beperken dan zij al proberen te doen. Wel denken velen dat er nog meer te halen valt bij vlotte, inhoudelijke communicatie direct na de indiening van het verzoek. Er volgen een paar inspirerende voorbeelden over behandelaars die uit eigen beweging de verzoeker in de richting van de juiste documenten hielpen.

Zo eindigde de discussie zo waar min of meer met een positieve noot.

Maar het meest positief was misschien nog wel dat we er met zijn allen in slaagden om met een zeer diverse groep betrokkenen tot een constructief, inhoudelijk en toegankelijk gesprek te komen. Waarbij bleek dat in elk geval de aanwezige verzoekers én ambtenaren op veel punten een stuk dichter bij elkaar staan dan zij tevoren misschien gedacht hadden.

Alle reden om deze bijeenkomst volgend jaar te herhalen!