SPOON doet Woo-verzoek naar verbod verzoeken per mail

Expertisecentrum voor Woo-verzoekers SPOON heeft voor het eerst zelf een Woo-verzoek ingediend. SPOON wil weten waarom meer dan de helft van de gemeenten het indienen van een Woo-verzoek per e-mail niet toestaat en heeft daarom een eerste Woo-verzoek ingediend bij een van deze gemeenten.

Bij meer dan de helft van de Nederlandse gemeenten is een digitaal Woo-verzoek alleen toegestaan als hiervoor een speciaal formulier op de site wordt gebruikt. Bij een derde van de gemeenten moet daarbij verplicht worden ingelogd met DigiD. Dat was de uitkomst van een onderzoek van SPOON onder alle lokale overheden afgelopen voorjaar.

Een van de grotere gemeenten die deze eis stelt, is Apeldoorn.¹Misschien toeval, maar het is ook nogal ongelukkig dat Apeldoorn het doen van een Woo-verzoek indeelt in de categorie ‘procedures, meldingen, klachten of bezwaar’. Daarin is Apeldoorn overigens niet de enige, we kwamen dit in ons onderzoek afgelopen voorjaar regelmatig tegen. SPOON wilde hier graag met deze gemeente over spreken, maar op ons voorstel voor een gesprek werd niet ingegaan. Daarom heeft SPOON met een Woo-verzoek gevraagd om documenten die inzicht kunnen geven in de afwegingen van deze gemeente.

In het verzoek vraagt SPOON om alle ‘interne beleidsdocumenten en correspondentie met betrekking tot uw keuze voor en vormgeving van de door u gemeente aangewezen elektronische weg voor Woo-verzoeken en de hieraan ten grondslag liggende overwegingen, ter voorbereiding op en na de inwerkingtreding van de Woo (1 mei 2022). In het bijzonder gaat het daarbij om uw keuze om Woo-verzoeken alleen toe te staan via een speciaal daartoe aangewezen contactformulier op uw website en niet ook via een algemeen of specifiek mailadres, het verplicht gebruik van DigiD daarbij, en het verplicht doorlopen van een keuzemenu alvorens het Woo-verzoek te kunnen versturen.’

SPOON heeft het verzoek ingediend via de Woo-Knop, een route die de gemeente Apeldoorn niet (uitdrukkelijk) heeft opengesteld. Daardoor bestaat de kans dat de gemeente het verzoek niet in behandeling zal willen nemen. In dat geval zullen we aan de rechter moeten voorleggen in hoeverre de gemeente hier toch toe verplicht is en of zij onrechtmatige drempels opwerpt.

Volgens SPOON zijn de drempels die gemeenten zoals Apeldoorn opwerpen namelijk in strijd met de Wet open overheid (Woo). Weliswaar laat de Woo bestuursorganen vrij te kiezen welke digitale wegen zij openstellen voor Woo-verzoeken, maar daarbij mogen volgens de toelichting op de wet geen onnodige drempels worden opgeworpen. Het vereisen van DigiD is zelfs uitdrukkelijk verboden.²Uit de toelichting bij de wet: ‘Overigens is het niet de bedoeling om bij elektronische verzoeken onnodige drempels aan te brengen. Zo is het niet proportioneel om bij het openstellen van elektronische informatieverzoeken DigiD voor te schrijven.’ Uiteraard hopen we dat het niet tot een rechtszaak hoeft te komen en dat we in overleg tot een oplossing kunnen komen, die navolging van andere gemeenten krijgt.

SPOON vindt het belangrijk dat burgers en professionals laagdrempelige toegang hebben tot overheidsinformatie. Daarbij past het niet om drempels op te werpen die niet strikt noodzakelijk zijn. Ook is het in strijd met de vormvrijheid van Woo-verzoeken om gebruik van een formulier te verplichten met verplichte velden waarin om informatie wordt gevraagd die voor de beantwoording van een Woo-verzoek niet nodig is.

Uiteraard vindt SPOON het ook belangrijk dat Woo-verzoeken bij de juiste afdeling terecht komen en dat overheden hier niet onnodig veel werk aan hebben. Deze zorgen kunnen echter eenvoudig worden weggenomen door een e-mailadres aan te wijzen waar Woo-verzoeken naar toe gestuurd kunnen worden.³De toelichting bij de wet zegt ook dat de termijn pas gaat lopen als het verzoek bij de juiste mailbox terecht is gekomen. Dit kan het algemene mailadres van de gemeente zijn maar ook een specifiek mailadres voor Woo-verzoeken. Een kwart van de gemeenten stelt uitdrukkelijk zo’n mailadres ter beschikking, wat laat zien dat het prima kan.

De beschikbaarheid van een mailadres voor Woo-verzoeken is ook een voorwaarde om via de Woo-Knop verzoeken te kunnen indienen. Dit heeft voor zowel verzoekers als overheden aanzienlijk voordelen. Zo worden gebruikers automatisch herinnerd aan overschrijding van de beslistermijnen en kunnen zij bij andere verzoekers zien hoe je een effectief Woo-verzoek opschrijft. Gebruikers kunnen ook zien of bepaalde informatie al eens is opgevraagd en bij welk bestuursorgaan zij voor bepaalde informatie moeten zijn. Dit kan de werklast voor de overheid verlichten.

In alle landen om ons heen⁴Bijvoorbeeld België, Duitsland, Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk en ook in Brussel bestaan online platforms die werken op dezelfde of vergelijkbare software als de Woo-Knop. Daar werken ze prima en accepteren de meeste overheidsinstanties ze.