Overleg Apeldoorn levert nieuwe inzichten op, bezwaar blijft

Het informele videogesprek van vanochtend heeft ons meer inzicht gegeven in de beweegredenen van de gemeente Apeldoorn om DigiD verplicht te stellen en verzoeken per mail te weigeren. De gemeente kent onze standpunten nu ook beter. Dit biedt een mogelijke basis om samen met Apeldoorn te onderzoeken onder welke voorwaarden verzoeken per mail wel acceptabel zouden zijn. Dat betekent niet dat SPOON overtuigd is van de argumenten van de gemeente. De bezwaarprocedure zetten we dan ook door.

Het meest interessante dat het gesprek ons heeft opgeleverd zijn de beweegredenen van de gemeente om digitale verzoeken uitsluitend via een e-formulier met DigiD toe te laten. De kern hiervan wordt, volgens de vertegenwoordiger van het college, gevormd door alles wat zij scharen onder de noemer ‘beveiligingsvereisten’. Dan gaat het niet zo zeer om zoiets als cyberaanvallen, maar om de vraag of de gemeente haar wettelijke verplichtingen uit de Woo en het bestuursrecht voldoende kan waarborgen.

Als voorbeeld gaf de vertegenwoordiger de situatie dat een storing optreedt in het systeem. In zo’n geval moet het volgens haar nog steeds duidelijk zijn op welk tijdstip het Woo-verzoek is binnengekomen. Anders weet de gemeente niet wanneer de beslistermijn begint te lopen. Op onze vraag waarom dit bij een mailsysteem anders zou zijn dan bij een systeem met formulieren, kwam het antwoord dat bij de keuze destijds het e-formulier als in dit opzicht het meest veilig uit de bus kwam. Wel wordt op dit moment opnieuw geëvalueerd of ook andere digitale routes zoals mail toch voldoende veilig kunnen worden.

Ook als alleen een e-formulier voor de gemeente voldoende ‘veilig’ wordt geacht, blijft de vraag: waarom moet dit formulier ook nog achter DigiD zitten? Volgens de vertegenwoordiger van de gemeente heeft dit te maken met andere verplichtingen die de gemeente heeft, namelijk zich ervan te vergewissen dat zij over alle informatie van de verzoeker beschikt die nodig is om de aanvraag te kunnen behandelen. Ook komt de verzoeker zo terecht binnen de beveiligde omgeving van de gemeente, waarmee nog meer gewaarborgd is dat alles wordt vastgelegd.

Hoewel SPOON het waardevol vindt om te weten welke gedachtegang er achter de keuzes van de gemeente zit, wil dit niet zeggen dat we ons daar ook door hebben laten overtuigen. Zo is het de vraag hoe erg het is dat er een enkele keer een storing optreedt. De verzoeker krijgt dan een foutmelding of ontvangt geen ontvangstbevestiging en zal het verzoek opnieuw sturen. Ieder systeem heeft weleens een storing. Het is de vraag of het ‘op safe spelen’ van de gemeente wel in verhouding staat tot de vereisten van laagdrempeligheid en vormvrijheid. Ook is de vraag of al die informatie die de gemeente nodig zegt te hebben, werkelijk nodig is.

Wat SPOON teleurstellend vond, was dat de gemeente het gesprek toch vrij formeel inging. Zo kondigde de vertegenwoordiger van het college aan tijdens de bezwaarzitting precies hetzelfde te gaan inbrengen als zij tijdens dit gesprek deed. Terwijl het idee van een informeel overleg, zoals de secretaris van de bezwaarcommissie ook uitlegde, is om te onderzoeken of je nader tot elkaar kunt komen. In plaats daarvan kwam het er feitelijk op neer dat de gemeente ons ging uitleggen waarom hun beleid in overeenstemming met de wet is, aangezien zij dit zelf uitgebreid hebben geëvalueerd. Op onze vraag of zij als gemeente niet ook behoefte hebben aan een onafhankelijk oordeel over de vraag of hun beleid juridisch klopt, was het antwoord ontkennend.

Mede door deze opstelling voelden wij weinig ruimte om ons compromisvoorstel in te brengen. Namelijk dat het wat SPOON betreft prima is dat de gemeente e-mail niet als een van de voorkeursopties noemt op de site, als dat hun voorkeur niet heeft. Zo lang DigiD niet langer verplicht wordt. En zolang verzoeken die desondanks via de mail binnenkomen op het algemene mailadres van de gemeente wel in behandeling worden genomen.  Zeker als die verzoeken verder gewoon voldoen aan de vereisten voor een Woo-verzoek.

Het feit dat de gemeente en SPOON meer te weten zijn gekomen over elkaars achterliggende beweegredenen is niettemin nuttig geweest. Hopelijk biedt het een basis om verder te praten over een systeem dat enerzijds maximale toegang biedt aan burgers en tegelijk rekening houdt met de verplichtingen en mogelijkheden van deze en andere gemeenten, die ook op zoek zijn naar de beste oplossing.

Maar SPOON blijft erbij dat, daarnaast, zowel verzoekers als bestuursorganen erbij gebaat zijn als er een heldere uitspraak ligt over de juridische kaders. Op naar de bezwaarzitting van 23 januari dus!