COMMENTAAR – Gemeente Utrecht bepaalt volgorde Woo-verzoeken met discutabele ‘triage’

De gemeente Utrecht is bij de behandeling van Woo-verzoeken overgestapt op een zeer discutabel triagesysteem. Hiermee bepaalt de gemeente de voorrang waarin Woo-verzoeken behandeld worden en of ze deze verzoeken al dan niet binnen de termijn gaan afdoen. Het systeem is in meerdere opzichten zonder meer in strijd met de wet. Bovendien bevat het geen enkele garantie dat verzoeken van de voorrangsgroepen daadwerkelijk sneller zullen worden afgehandeld dan nu het geval is.

Heb je het afgelopen jaar meer dan vijf Woo-verzoeken ingediend bij de gemeente Utrecht? Vraag je vooral om ‘informele documenten’ als e-mails en chatberichten? En ben je een gewone sterveling en geen advocaat of journalist? Grote kans dat je maar weinig punten scoort en als je geen bonuspunten verdient de gemeente je verzoek onder op de stapel legt: Utrecht oordeelt dat je verzoek ‘erg lage prioriteit’ heeft.

Het is een opmerkelijke en verontrustende nieuwe ontwikkeling in Woo-land. Zoals in een oorlog of tijdens een epidemie via triage de eigenschappen van de patiënt en de kansen op herstel worden bepaald om tot een volgorde in de behandeling te komen, geeft Utrecht Woo-verzoeken bij binnenkomst punten. Dat levert een ‘ranking’ op van 5 tot 25 punten. Scoor je hoog, dan gaan ze met je verzoek aan de gang. Krijg je weinig punten, dat kun je nog wel even wachten.

Utrecht is met ruim duizend verzoeken per jaar een van de grotere Woo-gemeenten van Nederland. De ‘werklast’ is er hoog en dus moeten er volgens de gemeente keuzes worden gemaakt. Nu geeft de Wet open overheid al aan hoe bestuursorganen moeten omgaan met omvangrijke of complexe verzoeken die ze niet binnen de wettelijke termijn verwerkt krijgen. Dan zijn ze wettelijk verplicht in gesprek te gaan met de verzoeker om te komen tot een prioritering. Aan de hand daarvan kan via deelbesluiten worden gezorgd dat de voor de verzoeker belangrijkste informatie als eerste wordt verstrekt en krijgt de overheid daar meer tijd voor.

Maar Utrecht heeft een eigen aanpak uitgedokterd om de verzoeken de baas te blijven. Op een ‘triageformulier’ geeft de gemeente je verzoek en jouzelf punten op vijf aspecten: soort verzoeker, belang van het verzoek, werklast, gedrag van de verzoeker en soort documenten. In ‘bijzondere omstandigheden’ ziet Utrecht aanleiding voor bonus- of aftrekpunten.

De verzoeker kan op de Utrechtse triage niet anticiperen. De wijze van ‘prioritering’ staat niet op de gemeentewebsite. SPOON beschikt echter over een document, waarin Utrecht de aanpak uit de doeken doet. Daaruit blijkt dat ze zelf vinden dat ze ‘objectieve en subjectieve criteria’ aanleggen.

Ze omschrijven de werkwijze zo: ‘Een verzoek met veel punten heeft een hoge prioriteit en wordt daarom eerder afgehandeld. Dat betekent dat de zoekslag met de hoogste prioriteit wordt uitgevoerd en dat de beoordeling en lakken van het dossier met de hoogste prioriteit wordt aangepakt.’ Deze methode zou zijn ‘ontleend aan het aanbestedingsrecht’.

In de categorie ‘Soort verzoeker’ krijgen journalisten meer punten dan ‘rechtsvertegenwoordigers’ (advocaten?) en die weer meer dan ‘inwoners of bedrijven’.

De Wet open overheid zegt niets over verschillende termijnen voor journalisten en anderen, en al helemaal niet voor advocaten. Utrecht blijkt die laatste groep ook geen voorrang te geven vanwege een groter belang bij snelle informatie, maar ‘omdat we meer risico lopen op juridische procedures of politieke gevolgen als we het verzoek niet op tijd afhandelen.’

Er is wel jurisprudentie van het Europees Hof voor de Rechten van de Mens. Het Hof maakt bij het recht op overheidsinformatie onderscheid tussen ‘maatschappelijke waakhonden’ en anderen. Maar die categorie komt in dit triagesysteem niet terug. Bovendien is de Straatsburgse tweedeling niet speciaal gericht op een verschil in behandelduur, en volgt hieruit zeker niet dat voor andere verzoekers de wettelijke termijn uit het raam gegooid zou mogen worden.

De gemeente Utrecht heeft simpelweg op eigen houtje besloten dat verzoeken van journalisten en advocaten per definitie meer prioriteit hebben. In correspondentie met een verzoeker, in handen van SPOON, verwijst het Woo-team van de gemeente in dit verband naar het recht van journalisten om een bemiddeling te starten bij het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI). De – nogal twijfelachtige – logica zou dan zijn dat journalisten dus ook recht hebben op snellere behandeling van hun verzoek.

De andere selectiecriteria zijn al even problematisch.

Dat de gemeente Utrecht een poging doet om te zorgen dat verzoeken waar meer spoed bij komt kijken met voorrang te behandelen lijkt sympathiek. Maar dat zou nooit moeten leiden tot een aanpak die haaks staat op allerlei belangrijke uitgangspunten van de Wet open overheid.

Dit is simpelweg in strijd met de wet en het is voor SPOON nauwelijks een vraag of dit bij de rechter overeind blijft. Wie stelt dat zijn op zichzelf binnen zes weken haalbare verzoek binnen zes weken had moeten worden behandeld, zal in het gelijk worden gesteld.

Op zich kun je een snelle afdoening van journalistieke verzoeken natuurlijk toejuichen. Maar het is de vraag of dat eigenlijk wel gaat gebeuren. Dit triagesysteem verandert namelijk alleen de volgorde van behandeling, maar levert per saldo geen verbetering op. In feite zegt de gemeente Utrecht vooral één ding: we gaan nog meer verzoeken aanmerken als niet haalbaar binnen de termijn.

Daarbij komt dat een omvangrijk of complex verzoek volgens het formulier ‘de prioriteit altijd erg laag’ is, ook bij journalistieke verzoeken. Verder kunnen ook bij hen ‘bijzondere omstandigheden de score nog bijstellen’ met ‘bonus- of aftrekpunten’ (waarbij alle als voorbeeld genoemde factoren alleen maar tot verdere aftrek leiden). Er is dus geen enkele garantie voor journalisten, maatschappelijke organisaties en burgers die in het algemeen belang een verzoek doen, dat hun verzoeken nu wél sneller behandeld gaan worden.

Het systeem lijkt vooral bedoeld om alle andere verzoeken nog trager te behandelen dan nu al het geval is. In correspondentie in handen van SPOON verwijst de gemeente met graagte naar de onlangs door SPOON stevig bekritiseerde nieuwe aanpak van de rechtbank Noord-Holland bij beroepen wegens niet tijdig beslissen, waarvan de kwalijke invloed hier des te meer duidelijk wordt.

Tot slot zijn er allerlei andere manieren waarmee de gemeente veel beter tot een snellere afhandeling kan komen en wel van álle Woo-verzoeken. Waar de gemeente Utrecht zich bijvoorbeeld over achter de oren zou moeten krabben, is waarom burgers en bedrijven met een ‘eigen’ belang een Woo-verzoek doen om aan informatie te komen.

Als zij verwikkeld zijn in een handhavingszaak of een burenruzie (de twee voorbeelden die de gemeente geeft), waarom krijgen zij dan niet in de context van die situatie de informatie waar ze recht op hebben? Waarom moeten ze daarvoor hun toevlucht nemen tot een Woo-verzoek? Het door betere informatievoorziening langs andere kanalen voorkomen van dit gebruik van de Wet open overheid, dat volgens Woo-ambtenaren een grote werklast genereert, lijkt een stuk doelmatiger en vertrouwenwekkender dan het vertragen van de afhandeling van deze verzoeken.²Zie ook dit recente advies van Annemarie Drahmann en collega’s van de Universiteit Leiden.

Ook zou de gemeente een voorbeeld kunnen nemen aan de provincie Groningen, waar pionier Robert Nat er – met een klein team – in slaagt om op het oog omvangrijke verzoeken in overleg met de verzoeker veel sterker te verkleinen. Dit kan door samen met de verzoeker en met toegang tot alle documentsystemen in te zoomen op documenten waar het de verzoeker om te doen is. Daarmee kan zowel forse tijdwinst als betere informatievoorziening worden bereikt, met een veel kleinere belasting van het ambtenarenapparaat. Want daar was het Utrecht met zijn triagesysteem toch om te doen?