Publicatiedatum:28 februari 2024
Journalisten: ‘Perk openbaarheid van de overheid niet in, maar werk samen aan verbetering’
De Wet open overheid (Woo) is het belangrijkste instrument voor burgers, onderzoekers en journalisten om inzage te krijgen in hoe de overheid werkt. Onlangs bestond de Woo een jaar en werd de wet geëvalueerd. De conclusie: het kan en moet veel beter. Maar hoe? Een groep journalisten van verschillende media geeft elf tips. Hun advies: zoek niet naar maatregelen die de overheidstransparantie inperken, maar maak gebruik van best practices die zich al in de praktijk hebben bewezen.
Journalisten maken veel gebruik van de Woo. Het is een van hun meest waardevolle instrumenten. Maar het is ook een instrument waarvan je moet weten hoe het te gebruiken. Daarom hebben nieuwsredacties steeds vaker gespecialiseerde Woo-journalisten in dienst.
Handen ineen
De Woo-coördinatoren van de Volkskrant, NOS, Investico, Het Financieele Dagblad en Follow the Money hebben de handen ineen geslagen. Samen geven zij elf tips voor hoe het beter en makkelijker kan. Hun advies: zoek niet naar maatregelen die de overheidstransparantie inperken, maar maak gebruik van best practices die zich al in de praktijk hebben bewezen. Het zou volgens de journalisten goed zijn als deze werkwijzen in een richtlijn worden vastgelegd voor alle overheden.
Het volledige artikel hierover kun je lezen op de site van Follow the Money, dat zij zo vriendelijk zijn geweest gratis ter beschikking te stellen.
Deze best practices zijn niet alleen van toepassing op Woo-verzoeken van journalisten, maar ook voor andere professionele Woo-verzoekers zoals maatschappelijke organisaties en wetenschappers. Sterker nog, op een paar na kunnen ze ook helpen bij een snellere, betere en minder arbeidsintensieve afhandeling van Woo-verzoeken door burgers.
We zetten ze in verkorte versie op een rijtje.
1. Een Woo-verzoek is vaak niet nodig
De meest voor de hand liggende manier om dit tijdrovende werk te beperken, is door de noodzaak voor een Woo-verzoek te verminderen. Door meer informatie actief openbaar en beter vindbaar te maken, kunnen een hoop Woo-procedures worden voorkomen. Als een verzoeker concrete vragen heeft, beantwoord deze dan ruimhartig. Stuur bij voorkeur een document mee ter onderbouwing. Dit kan ervoor zorgen dat de verzoeker geen Woo-verzoek hoeft in te dienen.
2. Maak de afhandeling professioneler en onafhankelijker
Wie een Woo-verzoek indient, krijgt te maken met een hele reeks ambtenaren: contactpersonen, juristen, beleidsmedewerkers. Zij bemoeien zich allemaal met de afhandeling, soms tot aan de minister of wethouder toe. Dit kost nodeloos veel werk en bovendien gaan beleidsmedewerkers zelf meebepalen of hun eigen stukken naar buiten kunnen. Zeker omvangrijke bestuursorganen moeten de beschikking krijgen over centrale Woo-afdelingen met informatie- en zoekspecialisten en juristen die onafhankelijk van de beleidsafdelingen werken. Zij verzamelen de documenten, bewaken het proces en zorgen dat de termijnen waarbinnen een verzoek afgerond moet zijn, worden gehandhaafd.
3. Even bellen om onduidelijkheden op te helderen
Vaak gaat in de beginfase van een Woo-verzoek veel tijd verloren, omdat ambtenaren een verzoek verkeerd begrijpen en het verkeerde of veel te veel gaan zoeken. Het kan veel sneller als een Woo-functionaris meteen de telefoon pakt en vraagt wat de verzoeker bedoelt.
4. Zorg dat een Woo-functionaris makkelijk kan zoeken
Woo-ambtenaren hebben zelf meestal geen toegang tot de documenten waar in een Woo-verzoek om wordt gevraagd. Zij moeten hiervoor te rade gaan bij de betrokken beleidsambtenaren. De zoektocht naar documenten begint dan ook meestal met een mailtje van de Woo-ambtenaar naar tientallen medewerkers om te vragen of zij alle documenten bij elkaar willen sprokkelen. Dat duurt eindeloos en levert half werk op. De Woo-afdeling moet hele mailboxen in een documentsysteem kunnen plaatsen om ze gemakkelijk zelf te kunne doorzoeken. Bij overheden waar dit nu al zo gaat, werkt het prima.
5. Betrek de verzoeker bij het inventariseren van documenten
De bovengenoemde werkwijze werkt alleen als je weet waarnaar je zoekt. De volgende tip is dan ook: betrek bij omvangrijke verzoeken degene die het Woo-verzoek heeft gedaan zo veel mogelijk bij het inventariseren van mogelijk relevante documenten. De ICT-specialist van de overheid en de verzoeker kunnen gezamenlijk ‘search queries’ opstellen en verfijnen, om zo de juiste documenten uit de grote datasets te filteren.
6. Voer een ‘concretiseringsgesprek’
Woo-verzoekers hebben meestal wel een idee naar welke informatie ze op zoek zijn. Zij hebben er geen belang bij om (lang) te wachten op honderden stukken die niet of nauwelijks relevant zijn en werken doorgaans dan ook graag mee aan de inperking van het aantal stukken. Dat kan met een concretiseringsgesprek. Het doel van zo’n gesprek is om er preciezer achter te komen naar welke documenten de verzoeker op zoek is, zodat het Woo-verzoek kan worden ingeperkt. Natuurlijk kan dit alleen als de verzoeker voldoende inzicht krijgt in de (globale) inhoud van de stukken die zijn aangetroffen.
7. Geef journalisten en onderzoekers vertrouwelijke voorinzage
Dit kan onder meer door een nieuw onderdeel in de Wet open overheid, de ‘vertrouwelijke voorinzage’. De Woo geeft professionele verzoekers (zoals journalisten) de mogelijkheid om, na het tekenen van een geheimhoudingsverklaring, de geïnventariseerde stukken in te zien, nog voordat passages die niet openbaar mogen worden zwartgelakt zijn. Vervolgens kan de verzoeker aangeven welke stukken hij of zij wenst te ontvangen. Die stukken worden alsnog gelakt en uiteindelijk geopenbaard. Het is dan wel belangrijk dat er goede geheimhoudingsverklaringen voorhanden zijn, die niet onnodig ver gaan.
8. Spreek een concrete einddatum af
Woo-verzoeken moeten binnen een bepaalde termijn worden afgehandeld. Maar mede door de gebrekkige informatiehuishouding van de overheid is zo’n deadline niet altijd haalbaar, vooral bij omvangrijke of ingewikkelde verzoeken. Veel bestuursorganen slagen er niet eens in om binnen de termijn een datum te noemen waarop dan wel een besluit kan worden genomen. Wanneer dit wel gebeurt weet de verzoeker waar die aan toe is en heeft tegelijk een moment om het bestuursorgaan aan te houden.
9. Verkort de termijn voor zienswijzen en handhaaf die
Overheden zijn soms verplicht om ‘belanghebbenden’ te vragen of zij bezwaar hebben dat de informatie openbaar wordt. Denk aan bedrijven en lobbyisten die contact hebben gehad met een overheid en die genoemd worden in documenten. Deze belanghebbenden mogen aangeven of ze bezwaar hebben tegen het openbaar maken van de stukken: de zogenaamde ‘zienswijze’. Dat moet binnen een ‘redelijke termijn’. Maar hoe lang die precies is, staat niet in de wet. In de praktijk leidt het verzamelen van zienswijzen tot enorme vertragingen. Deze termijnen kunnen korter en moeten strak worden gehandhaafd. Het is ook niet altijd nodig om aan iedereen die in de stukken voorkomt een zienswijze te vragen.
10. Zet minder vinkjes
Als alle documenten beoordeeld zijn en het besluit is afgerond, kunnen de documenten openbaar worden gemaakt. Maar in de praktijk gebeurt dat niet. Eerst gaat het besluit nog de zogeheten ‘lijn’ in. Dat betekent dat ambtenaren, directies en soms zelfs bestuurders hun akkoord moeten geven, voordat de stukken naar de verzoeker kunnen worden gestuurd. In de praktijk blijkt dit, als er druk op de ketel komt, in één dag te kunnen. Daarnaast is het de vraag of het zetten van zoveel vinkjes wel nodig is. Beleidsambtenaren en bewindslieden kunnen ook simpelweg worden geïnformeerd over de informatie die openbaar wordt gemaakt.
11. Maak vrijgegeven documenten voor iedereen vindbaar en toegankelijk
Het beoordelen van overheidsdocumenten is een langdurige en kostbare opgave. Het is daarom belangrijk dat ze uiteindelijk voor iedereen goed vindbaar en te gebruiken zijn. Het uitgangspunt van de Woo is dan ook dat documenten zoveel mogelijk in een doorzoekbaar format moeten worden aangeleverd. Helaas volgen veel overheidsorganen die aanbeveling niet of nauwelijks op.
